ERP چيست؟ نرم‌افزار برنامه‌ريزي منابع سازماني (Enterprise Resource Planning) يا ERP سعي دارد تا عملكرد همه واحدهاي شركت را در يك سيستم كامپيوتري يكپارچه نموده و نيازهاي مختلف خاص هرواحد را پاسخ گويد.
اين ادعاي بزرگي است! يك برنامه نرم‌افزاري كه بتواند نيازهاي افراد مالي و منابع انساني را برآورده سازد. هريك از واحدها سيستم كامپيوتري منحصربه خود را براي بهينه سازي عملكردهايش دارد. اما ERP آنها را در يك برنامه نرم‌افزاري يكپارچه تركيب مي‌كند. اين برنامه از طريق يك پايگاه داده‌ها اجرا مي‌شود، لذا واحدهاي مختلف مي‌توانند اطلاعات را ساده‌تر به اشتراك بگذارند و با هم ارتباط برقرار سازند. اين شيوه يكپارچه در صورتيكه شركت‌ها نرم‌افزار را به درستي نصب كنند، مزاياي متعددي دارد.
براي مثال، دريافت سفارش مشتري. در واقع هنگامي كه مشتري سفارش مي‌دهد، سفارش به صورت كاغذي يا كامپيوتري در واحدهاي مختلف شركت در گردش است. اين گردش سبب تاخير در پاسخ‌گويي به سفارش مي‌شود، در ضمن هيچ يك از افراد شركت به درستي نمي‌داند كه وضعيت سفارش در هرنقطه چگونه است.
ERP سيستم‌هاي كامپيوتري مستقل رادر واحدهاي مالي، منابع انساني و انبارداده‌ها در هم مي‌شكند و آنها را با برنامه نرم‌افزاري يكپارچه كه به ماجول‌هاي نرم‌افزاري تقسيم مي‌شود، جايگزين مي‌سازد. بدين ترتيب واحدهاي مالي، ساخت و انبارداده‌ها هنوز هم نرم‌افزار خودشان را دارند، با اين تفاوت كه حالا نرم‌افزارها به يكديگر لينك شده‌اند،به گونه‌اي كه واحد مالي مي‌تواند با مراجعه به انبارداده‌ها از تحويل سفارش مطلع شود. اكثر نرم‌افزارهاي ERP انعطاف پذيرهستند، به گونه‌اي كه شما مي‌توانيد بعضي از ماجول‌ها را نصب كنيد بدون اينكه نياز باشد تا كل بسته را بخريد. براي مثال، بسياري از شركت‌ها فقط ماجول مالي يا منابع انساني ERP را نصب مي‌كنند.
چگونه ERP مي‌تواند كارآيي كسب و كارشركت را بهبود بخشد؟
نكته مهم اين است كه به مدت زماني كه به طول مي‌انجامد، توجه نكنيم، به طور متوسط پس از يك يا سه سال اين نرم افزار كارآيي را افزايش مي‌دهد.
ERP چه چيزي را در كسب كار اصلاح مي‌كند؟
پنج دليل عمده استفاده از ERP در شركت‌ها عبارتند از:
اطلاعات يكپارچه مالي- از آنجاييكه كه مدير اجرايي ارشد شركت سعي دارد از كارآيي مطلع شود، شايد با گفته‌هاي متفاوتي مواجه شود. واحد مالي مجموعه اعداد مربوط به خود را دارد و ساير واحدها نيز به همين ترتيب. ERP نسخه واحدي از واقعيت است و سئوال برانگيز نخواهد بود. زيرا هر فردي از يك سيستم مشابه استفاده مي‌كند.
يكپارچگي اطلاعات سفارش مشتري - سيستم‌هاي ERP مي‌توانند در جايي استقرار يابند كه سفارش مشتري دريافت، سفارش وي تحويل و صورتحساب صادر شود.اگراين اطلاعات دريك سيستم نرم افزاري نگهداري شود، شركت مي تواند به سادگي سفارشات، ساخت، موجودي و عرضه را همزمان رديابي كند.
استانداردسازي و سرعت دهي به فرايندهاي ساخت - شركت هاي سازنده به ويژه آنهايي كه از ادغام چند شركت به وجودآمده‌اند، چندين واحد كسب و كار دارند كه ممكن است از روش‌ها و سيستم‌هاي كامپيوتري متفاوتي استفاده كنند. سيستم‌هاي ERP با بهره گيري از روشهاي استاندارد، براي اتوماتيک سازي بعضي از گام‌هاي فرايند ساخت به كار مي‌روند.استانداردسازي اين فرايندها و استفاده از يك سيستم كامپيوتري يكپارچه مي‌تواند سبب صرفه جويي در زمان شود و بهره‌وري را افزايش دهد.
· كاهش موجودي- ERP به جريان روان‌ترفرايند ساخت كمك مي‌كند و رويت پذيري فرايند سفارش را در شركت بهبود مي‌بخشد.
استانداردسازي اطلاعات منابع انساني - منابع انساني، به ويژه درشركت‌هايي كه چندين واحد كسب و كار دارند، ممكن است يك روش ساده و يكپارچه براي رديابي زمان كارمندان و برقراري ارتباط با ايشان در زمينه خدمات نداشته باشد. ERP مي‌تواند در اين مورد كمك كند.
هزينه واقعي ERP چقدر است؟
اخيرا متا گروپ درباره هزينه كل مالكيت ERP شامل سخت‌افزار، نرم‌افزار، خدمات حرفه‌اي و كارشناسان داخلي مطالعاتي را انجام داده است. ازبين 63 شركتي كه مورد بررسي قرار گرفته‌اند، ازجمله شركت‌هاي كوچك -متوسط و بزرگ صنعتي، مبلغ موردنظر به طور متوسط 15 ميليون دلار بوده است. و متا گروپ به اين نتيجه رسيد كه پياده سازي ERP گران است و چندان به نوع شركتي كه از آن استفاده مي‌كند، بستگي ندارد.
هزينه‌هاي پنهان ERP كدامند؟
1. آموزش: هزينه‌هاي آموزش بالاست. زيرا كاركنان مجبورند مجموعه فرايندهاي جديدي را فرا بگيرند. بدتر اينكه، شركت‌هاي خارجي آموزشي نيز نمي‌تواننددراين مورد به شما كمك كنند. آنها به افراد نحوه بكارگيري نرم‌افزار را مي‌آموزند نه روشهاي خاص استفاده از آن در كسب و كار شركت. شرايطي را مهيا نماييد و تحت آن شرايط فرايندهاي مختلف كسب و كار را كه از سيستم ERP تاثير مي‌پذيريرند، شناسايي كنيد.
به خاطر داشته باشيد كه مسوولين واحد مالي از همان نرم‌افزاري استفاده مي‌كنند كه مسوولين واحد فروش استفاده كرده‌اند، هر دوي آنها اطلاعاتي را وارد مي‌كنند كه بر هر دو سيستم تاثير گذارند. لذا بايد از متخصصين تكنولوژي اطلاعات بخواهيد كه چنين دوره‌هاي آموزشي را برگزارنمايند.
2. آزمايش و يكپارچه سازي: آزمايش ارتباط بين بسته‌هاي ERP و ساير بخش‌ها، هرينه ديگري را به دنبال خواهد داشت. يك شركت سازنده شايد برنامه‌هاي كاربردي از تجارت الكترونيك و زنجيره تامين گرفته تا محاسبه ماليات برفروش و باركدينگ را دارا باشد. همه يكپارچه سازي‌ها با ERP در ارتباطند. بهتر است اين برنامه‌ها را از يك فروشنده ERP بخريد. آزمايش يكپارچگي ERP به همراه آموزش بايد صورت گيرد.
3. سفارشي سازي: برنامه‌هاي افزودني تنها سرآغاز هزينه‌هاي يكپارچه سازي ERP محسوب مي‌شوند. هزينه ديگري كه بهتر است تا حد امكان از آن اجتناب شود، سفارشي سازي هسته اصلي نرم‌افزار ERP است. اين وضعيت زماني رخ مي‌دهد كه نرم‌افزار ERP نتواند يكي از فرايندهاي كسب و كار را مديريت كند و شما تصميم مي‌گيريد با سفارشي سازي نرم‌افزار مشكل را حل كنيد. سفارشي سازي مي‌تواد بر هر ماجول سيستم ERP تاثير گذارد، زيرا آنها كاملا با هم در ارتباطند. ارتقاء بسته ERP نيز معضل بزرگي است. زيرا مجبوريد دوباره براي نسخه جديد، سفارشي سازي را انجام دهيد. و از سوي ديگر، فروشنده از شما پشتيباني نخواهد كرد و بايد كارشناسان جديدي را براي انجام سفارشي سازي و پشتيباني استخدام نماييد.
4. تبديل داده‌ها: تبديل اطلاعات نظير سوابق مشتري، عرضه كننده، طراحي محصول از سيستم قديم به سيستم جديد ERP هزينه براست.
5. تجزيه و تحليل داده‌ها: اغلب، داده‌هاي سيستم ERP به منظور انجام تجزيه و تحليل، بايد با داده‌هاي سيستم‌هاي خارجي تلفيق شوند. كاربراني كه تجزيه و تحليل‌هاي حجيم انجام مي‌دهند، بايد هزينه انبارداده‌ها را نيز در نظر بگيرند. زيرا ERP شناسايي تغييرات روزانه داده‌ها را به خوبي انجام نمي‌دهد و براي اين منظور بايد يك برنامه سفارشي نوشته شود.
6. مشاوره: هنگامي كه كاربران نمي‌توانند دراين زمينه برنامه‌ريزي كنند بايد از مشاور كمك بگيرند، لذا هزينه مشاور نيز به هزينه‌هاي فوق افزوده مي‌شود.
7. جايگزيني بهترين‌ها: موفقيت ERP به استخدام افراد ماهر بستگي دارد. اين نرم‌افزار بسيار پيچيده است و نمي‌توان آن را به هر كسي سپرد. بدتر اينكه، شركت بايد براي جايگزيني افراد پس از اتمام پروژه نيز آماده باشد.
8. هيچگاه كار تيم‌هاي پياده سازي اتمام نمي‌پذيرد: اكثر شركت‌ها با پروژه ERP همانند ساير پروژه‌ها رفتار مي‌كنند. به محض اينكه نرم‌افزار نصب شد، تيم به كار اصلي خود مشغول مي‌شود. اما بايد توجه نماييد كه تيم پياده سازي ارزشمنداست. زيرا اطلاعاتشان درباره فرايندهايي نظير فروش، ساخت، منابع انساني و... بيشتر از مسئولين اين فرايندهاست. لذا آنان نبايد به كار اصلي خود مشغول شوند، زيرا پس از نصب ERP كارهاي زيادي را بايد انجام دهند. نوشتن گزارشات حاصل از اطلاعات سيستم جديد ERP حداقل براي يكسال آنان را مشغول نگاه مي‌دارد.
چرا اغلب پروژه‌هاي ERP شكست مي‌خورند؟
ERP مجموعه‌اي از عمليات خوب براي انجام وظايف شركت نظير مالي، ساخت و .... است. شما به منظور بهره برداري بهتر ار نرم‌افزار بايد افرادي را در شركت داشته باشيد تا روشهاي كاري را با نرم‌افزار تطبيق دهند.اگر افراد واحدهاي مختلف درباره برتري روشهاي كاري لحاظ شده در نرم‌افزار نسبت به روشهايي كه آنها به كار مي‌برند، به توافق نرسند، براي استفاده از نرم‌افزار مقاومت نشان مي‌دهند يا از واحد تكنولوژي اطلاعات درخواست مي‌كنند تا نرم‌افزاري تهيه نمايد كه متناسب با روشهاي كاري آنان باشد. و در اينجاست كه پروژه ERP شكست مي‌خورد. از طرفي سفارشي سازي نرم‌افزار ،آن را ناپايدارتر و نگهداريش را دشوار مي‌كند.
مزاياي ERP
- كاهش هزينه‌هاي حمل موجودي
- كاهش هزينه‌هاي سفارش
- كاهش هزينه‌هاي توليد
- كاهش هزينه‌هاي نگهداري سوابق
- كاهش هزينه‌هاي حمل و نقل
- كاهش سرمايه گذاري در تجهيزات
- فرايندهاي توليد انعطاف پذيرتر
- بهبود كارآيي كه به سوددهي بيشتر يا افزايش سهم بازار منجر مي‌شود
- افزايش شفافيت فرايند براي مشتري
- افزايش رضايت مشتري
- نصب و نگهداري اين سيستم‌ها بسيار گران است.
- استفاده از بعضي از اين سيستم‌ها دشوار است.
- براي به اشتراك گذاشتن برخي از اطلاعات حساس كه براي يك فرايند ضروري است، با مقاومت فراد مواجه مي‌شويد.
پستها
هیچ نظری موجود نیست:
ارسال یک نظر