۱۳۸۹ خرداد ۹, یکشنبه
۱۳۸۹ اردیبهشت ۲۹, چهارشنبه
۱۳۸۹ اردیبهشت ۲۵, شنبه
تكنولوژي تشخيص گفتار Speech Recognition
مزيت استفاده از تكنولوژي تشخيص گفتار ( Speech recognition ) اينست كه سد ارتباطي ما بين آدمي و ماشينها را ميشكند گذشته از dراحتي بيان گفتار زواياي ديگري در ارتباط با كامپيوتر به ارمغان مي آورد . يكي از مزايا سرعت مي باشد گفتار همچنين مي تواند بعضي از محدوديت ها ي ويزيكي ارتباط با كامپيوترها را از ميان بردارد به وسيله ي گفتار مي توان كامپيوتر را در تاريكي و يا بدون نشستن در جلوي صفحه ي كليد كنترل كرد .
حدود 40 سال از زمان در دسترس بودن سخت افزاري كه بتواند تحليل طيفي سيگنال هارا انجام دهد مي گذرد تحقيقات اوليه بر روي سيستم تشخيص گفتار براي تحقق دو هدف انجام گرفت : يكي از آنها تبديل سيگنال هاي صدا به كركترهاي نوشتاري (typewriter مبتني بر صدا) و ديگري انجام دستور العمل هاي ماشيني به وسيله ي صدا .كامپيوتر ها همچنين وسيلهي راحتي براي اعمال تكنيك هاي پردازش سيگنال هاي ديجيتالي و اجراي الگوريتم هاي تشخيص فراهم كرده اند .
در طي دو دهه تحقيق و ترقي ابعاد مهم زير در مورد مشخصات سيستم هاي تشخيص گفتار به ثبت :
1-وابستگي به گوينده در برابر مستقل بودن از گوينده(dependence vs.speaker-independence speaker) يك سيستم وابسته به گوينده براي تشخيص صداي يك شخص تعليم داده مي شود.
2-لغات براي گفتار پيوسته (descrete speech-word vs.continous-) يك سيستم گسسته (جدا از هم isolated-word) براي تشخيص به توافق در بين لغات احتياج دارد.اولين تشخيص دهنده گفتار بر اساس لغات جدا از هم با استفاده از كامپيوتر ديجيتالي در اوائل سال 1960 ساخته شد. تكمولوژي كنوني به سطحي رسيده است كه سيستم هاي تشخيص گفتار با استفاده از تكنيكهاي تطابق براساس لغتهاي جدا از هم و وابسته به گوينده براي تعداد لغات محدود در حال حاضر در فروشگا هها ،صنايع و ادارات مورد استفاده واقع مي شود.
از سيستم هاي تشخيص گفتار در زمينه هاي مختلف استفاده مي شود كخ چند نمونه از آن را ذكر مي كنيم:
كاربرد هاي جالب شامل ادغام تكنولوژي صدا با تلفن ، رابطههاي تصويري ،پست صدايي و مانند اينها. كاربرد موفق ديگر ارتباط صوتي در كنترل سيستمهاي روباتيك مي باشد. و در بعضي كاربردها ، مانند ديكته گفتن ، شماره گرفتن از طريق صدا ، و وارد كرد ن اطلاعات كافي است . سيستم عملياتي كه از قبيل تععين شده است را انجام دهد. ( مثلاً در مورد ديكته گفتن فقط كافي است كلمات تشخيص داده شده را تايپ كند).
1.4-سيگنالهاي صوتي
سيگنالهاي صوتي حاوي اطلاعات مي باشند و آنچه كه ما در پردازش كامپيوتري گفتار به آن علاقه منديم انتقال اين اطلاعات مي باشد. اين مهم آنطور كه بنظر مي رسد ساده نيست. زيرا سيگنال صوتي حداقل سه نوع مختلف از اطلاعات را در بر دارد. مهمترين اينها اطلاعات مربوط به زبان مي باشد.اين نوعي از اطلاعات است كه عموماً به عنوان معني كلمه ادا شده تلقي مي شود. در عين حال نبايد اين حقيقت را ناديده گرفت كه اداي يك كلمه اطلاعات اجتماعي –زباني را هم در بردارد و به اطلاعاتي راجع به ناحيه و طبقه اجتماعي گوينده مي دهد.گذشته از اين موارد،اداي يك كلمه اطلاعات شخصيتي در مورد گوينده را نيز در بر دارد.
اين سه نوع اطلاعات بطور خيلي پيچيده اي در سيگنال صوتي با هم ادغام شده اند.
سيگنالهاي صوتي بر اساس شكل حنجره و شكل داخلي دهان ، از نظر دامنه و فركانس متغيير بوده و به پارامتر هايي نظير مساحت دهانه لب در هنگام اداي كلمه ، مينيمم مساحت در اداي دو كلمه “father” و “head” در اولين كلمه فاصله دهانه حنجره تا نقطه مينيمم مساحت كمتر است.
منبع توان در تقريباً همه صداها فشار هماي خارج شده از ششها توسط سسيستم تلفني مي باشد . جريان همادي خارج شده از ششها از ميان تارهاي صوتي( كه دو ماهيچه كوچك تابيده شده واقع در حنجره در بالاي ناي مي باشد) عبور مي كند.فاصله بين تارهاي صوتي ، دهانه حنجره ناميده مي شود.
تارهاي صوتي بطور طبيعي جدا از هم مي باشند (منظور زمان بازدم است) در اين حالت هواي خارج شده از ششها عبور نسبتاً آزادي به داخل حلق و دهان خواهد داشت.زماني كه تارهاي صوتي به گونه اي قرار گيرند كه محل عبور باريكي بين آنها بوجود آيد.جريان هوا باعث مي شود كه به طرف يكديگر مكيده شوند.هنگامي كه تارها ي صوتي به يكديگر مي چسبند.جريان هوا ديگر وجود نخواهد داشت و فشارهواي پايين آنها تا موقعي كه دوباره به طرف هم مكيده شوند و سيكل ارتعاشات تكرار مي شود. صداهاي توليد شده در زمان نوسان تارهاي صوتي،اصوات با صا گفته مي شوند.
در مقابل اصوات با صدا، صداهايي وجود دارند كه در آنها تارهاي صوتي جدا از هم مي باشند و به اصوات بي صدا معروفند. در تشكيل حروف بي صدا(consonants) جريان هواي عبوري از ميان تارهاي صوتي بطريقي مسدود مي شوند.
حروف بيصدا بر اساس محل و حالت لين مسدوديت طبقه بندي مي شوند. برخي از محلهاي ممكن براي اين مسدوديت در شكل زير بصورت فلشهايي نمايش داده شده است. اين نقاط در زبانهاي مختلف كمي جابجا مي شوند.
مدل زير بر اساس طرز عمل سيستم صوتي انسان پيشنهاد مي شود:
بر اساس اين مدل براي اصوات با صدا و بي صدا دو منبع صوتي جداگانه در نضر گرفته شده است . براي اصوات با صدا منبع صوتي پريوديك كه قركانس آن بر حسب نوع حرف با صدا تنظيم مي شود، در نظر گرفته مي شود و براي اصوات بي صدا منبع نويز سفيد بكار مي رود. مجموعه سيستم صوتي انسان ، شامل حنجره ، ناي ، زبان و غيره فيلتر ميان گذر بافركانس قطع متغيري را تشكيل مي دهد كه اصوات توليد شده توسط منابع صوتي را فيلتر مي كند.
2.4- طيف صوتي
بررسي طيف انسانها نشان داده است كه طيف صوتي جنس مذكر از نظر چگالي طيفي توان سگنالها ي صوتي با طيف جنس مؤنث اختلاف دارد و اين اختلاف در حروف با صدا مشهودتر است.
4 .3پهناي باند و نمونه برداري از سيگنالهاي صوتي
يك پارامتر مهم در تحليل گفتار (SPEECH ANALYSIS) رديف (RANGE) فركانسي يا پهناي باند گفتار مي باشد. پهناي باند در حدود 20 كيلو هرتز بهترين پاسخ را به ما مي دهد.در پرداطش گفتار اغلب پهناي باندي در حدود 4 تا 5 كيلو هرتزتحميل مي شود.اين پهناي باند براي هجا هاي با صدا كاملاً مناسب و براي هجا هاي بي صدا در حد معقولي مي باشد.
4 .4 –سرعت نمونه برداري
پارامتر مهم ديگر مربوط به پردازش گفتار (SPEECH PROCESSING) سرعت نمونه برداري مي باشد.در هر پردازش ديجيتالي شكل موج اوليه مانند صوت ، يك كميت آنالوگ پيوسته مانند (T) X مي باشد ، اما از آنجايي كه يك كامپيوتر عملياتش را بر روي كميت هاي گسسته انجام مي دهد ، كميت آنالوگ بايد بوسيله يك مبدل آنالوگ به ديجيتال (ADC) نمونه برداري شده و به كميت هاي گسسته تبديل شود. بدين صورت كه سيگنال آنالوگ X(T) به مجموعه اي از مقادير گسسته X(2T) ،X(T) ، X(0) و... با سرعت 1/T نمونه در هر ثانيه نمونه برداري مي شود.
عموماً T را حذف كرده و اين مجموعه را بصورت ...،X(N) ،... ،X(2) ،X(1) ،X(0) با دامنه هاي X(N) توصيف مي كنند .
بين سرعت نمونه براري و پهناي باند سيگنال ، ارتباط مهمي و جود دارد .اگر يك سيگنال باند محدود كه مؤلفه هاي فركانسي آن در بالاي فركانس صفر مي باشند. با سرعت نمونه برداري شود ، اثبات مي شود كه طيف سيگنال نمونه برداري شده ، پريود يك با فركانس مي باشد.
در نمونه برداري با سرعت زياد ، مؤلفه هاي پريود يك طيف جدا از هم مجزا و جدا مي شوند .در حالي كه به ازاي اين مؤلفه ها به يكديگر مي چسبند .
در سرعت هاي پائين نمونه برداري .اين طيف ها روي هم مي افتند . سرعت بحراني نمونه برداري به فركانس نايكوئيست معروف مي باشند.
يك نتيجه ي مهم اين است كه در سرعتهاي نمونه برداري بالاتر يا برابر فراكانس نايكوئيست ،سيگنال آنالوگ اوليه مي تواند با استفاده از مقادير نمونه برداري شده بطور دقيق باز سازي شود. (اين اثرAliasing سيگنال را باعث مي شود .) بنابر اين زماني كه قرار است صوت با پهناي باند مؤثر 5 كيلو هرتز نمونه برداري شود ميبايست اول بوسياهي فيلتر آنالوگ ، مؤلفه هاي فركانس بالاي آن حذف شده، به پهناي باند 5 كيلو هرتز محدود و سپس با سرعت حد اقل 10 كيلو هرتز نمونه برداري شود.
5،4- كوانتيزه كردن
پارامتر مهم ديگر در نمونه برداري از سيگنال هاي صوتي ، كوانتيزه كردن دامنه هاي نمونه برداري شده بوسيله ي يك مبدل A/D با دقت محدوتش ميباشد . يكADC8 بيتي ميتواند يك سيگنال ورودي را به يكي از 256 حالت ممكن تبديل كند ، اين عمل به اندازه گيري ما نويز اضافه مي كند . نويزي كه در اثر كوانتيزه كردن به سيستم وارد مي شود ، بوسيله افزايش دقت ADC كاهش داده شود . براي پردازش سيگنال صوتي استفاده از يك ADC با حد اقل 10 بيت كه دقت يك در 1024 به ما مي دهد ، متداول است.
برخي از دلائل اينكه گفتار به حالت ديجيتالي تبديل شود به قرار زير است:
1- مالتي پلكس كردن : وقتي تعدادي سيگنال بايد در طول يك مدار مشترك انتقال داده شوند ، متدوال ترين روشهاي مالتي پلكس كردن ، استفاده از روشهاي ديجيتالي بمنظور بدست آوردن مينيمم اغتشاش در سيگنالهاي اطلاعاتي مي باشد.
2- سوئيچينگ: وقتي سيگنالي به فرم ديجيتالي است ، مي توان انرا از ميان تعراد زيادي گره هاي سوئيچينگ بدون ايجاد هيچ اغتشاش و يا تنزلي در سيگنال عبور داده سوئيچهاي مدار ( در مركز تلفني ) در زماني كه سيگنالها ديجيتالي هستند مي توانند خيلي كوچك و جمع و جور ساخته شوند .
3- ذخيره سازي : بطور كلي ، بواسطه در دسترس بودن رنج وسيعي از حافظه ها و ديگر وسايل ذخيره ديجيتالي ، اطلاعات ديجيتالي خيلي ساده تر از مشابه آنالوگ آنها ذخيره مي شوند.
4- انتقال به صورت بسته اي : سيستم هاي مدرن انتقال بسته اي ، تكنيك هاي سوئيچينگ ، مالتي پلكس كردن و ذخيره سازي را براي استفاده بهتر لز منابع انتقالي با يكديگر تركيب مي كند . همه ي اين تكنيك ها براحتي با سيگنال هاي ديجيتايز شده به اجرا در مي آيند.
5- به رمز در آوردن : به منظور جلو گيري از دستيابي به پيغام هاو اطلاعات ، بدون اجازه ، تنها تكنيك كد گذاري واقعاً مطمئن ، توليد اعداد اتفاقي از پيغام هاي ديجيتالي مي باشد.
6- انتقال طيف گسترده: گسترده كردن طيف يك سيگنال مي تواند در برابر رنج وسيعي از اغتشاشات و اندازه گيري هاي نادرست الكترونيكي ، حفاظت با ارزشي را فراهم نمايد . بهرحال اگر سيگنال درحالت ديجيتالي باشد، اصلاحاتي كه براي گسترده كرده اغتشاش اضافي حذف شود . عيب اصلي سيستم هاي ديجيتالي اينست كه آنها اغلب به پهناي باند هاي وسيعتري نسبت به سيستم آنالوگ مشابه ، نياز دارند.
6،4- انواع سيستمهاي تشخيص گفتار
سيستم هاي تشخيص گفتار به دو نوع اصلي زير تقسيم مي شوند :
1- سيستم تشخيص گفتار وابسته به گوينده ( گوينده ثابت SPEAKER DEPENDENT)
2- سيستم تشخيص گفتار مستقل از گوينده ( SPEAKER INDEPENDENT)
در سيستم نوع اول، سيستم فقط براي تشخيص صداي يك نفر تعليم داده مي شود ولي در سيستم ديگر سيستم طوري طراحي شده است كه صداي افراد مختلفي را تشخيص مي دهد.
تشخيص سخنان يك گوينده ثابت و معين از شناسايي چند گوينده مختلف ساده تر است، چرا كه در پارامتر ي كردن مكالمات براي كامپيوتر ، استفاده از يك گوينده ثابت مي تواند حساسيت سيستم را افزايش دهد . به اين ترتيب مي توان الگوها و قابليت هاي تطلبق را در حافظه فقطبراي گوينده ذخيره كرد ، كه اين الگوها خود به خود در مورد گوينده هاي غريبهعملكرد بسيار ضعيف تري ارائه مي دهد. به همين خاطر هم در بسياري از سيستم هاي موجود ، گوينده منحصر به فرد است و سيستم گوينده اي خاص تنظيم شده است. البته تعداد نسبتاً معدودي از سيستم هاي تشخيص گفتار را مي توان براي گوينده هاي مختلف تنظيم كرد . ولي بسياري از پژوهشگران به تجربه معتقدند كه براي انجام يك وظيفه ي ثابت سيستم هاي مستقل از گوينده خطايي معادل 3تا5 برابر بيشتر از سيستم هاي با گوينده ثابت ارائه مي دهند . براي دستيابي به سيستم هاي مستق از گوينده كافي است بطور خيلي ساده قالب هاي گفتاري اشخاص زيادي را در حافظه ذخيره كرد. در روش ديگر كه پيچيده تر نيز هست مي تولن وجوه مشترك بين اصوات گوينده هاي مختلف را ( كه نسبتاً ثابت است) به عنوان الگوي تشخيص پذيرقت .
هر يك از سيستم هاي بالا به دو نوع كلي ديگر تقسيم مي شوند :
الف-سيستم تشخيص گفتار بر اساس لغات جدا از هم
(isrs) Isclated word speech recognition
ب- سيستم تشخيص گفتار بر اساس لغات پيوسته
(csrs) Continues word speech recognition system
از آنجايي كه در مكالمات پشت سر هم و پيوسته امكان تشخيص مرز بين كلمات مشكل تر است، لذا مكالمات كلمه به كلمه ( افزودن سكوت هاي كوتاه بين كلمات ) مي تواند راحت تر تشخيص داده شود . از سوي ديگر در مكالمات بدو مكث بسته به موقعيت كلمه نسبت به كلمات ديگر ممكن است تلفظ كلمه عوض شود براي مثال تلفظ تو چطوري ؟ با تو سكوت چطوري ؟ يكسان نخواهد بود . همچنين در مكالمات بدون مكث و سريع بعضي از حروف خود به خود بوسيله ي گوينده جويده مي شوند . مثلاً مي خواهم كه بصورت مي خوام كه ادا ميشود.اگر استفاده كننده ملزم به مكث بين كلمات شود ، اين خطاي سرعت نيز به مقدار زيادي كاهش مي يابد . براي مثال در آزمايشات بعمل آمده خطاي 9 درصد حاصل از مكالمات بدون مكث به 3 درصد در حالت مكالمه كلمه به كلمه كاهش يافته است. اما اين نوع مكالمات مكث دار علاوه بر ايجاد خستگي براي گوينده ، سرعت انتقال اطلاعات را از 150 تا 250 در دقيقه به 20 تا 100 كلمه كاهش مي دهد.
7.4- شماي كلي سيستمهاي تشخيص گفتار
شماي كلي سيستم ها ي SRS بصورت ز ير است:
شكل7 . 4 :
چنانچه ديده مي شود، يك سيستم ارتباط صوتي از يه بخش اصلي تشكيل شده است:
1- بخش پردازش گفتار:اين بخش كلمات تلفظ شده را بوسيله يك مبدل A/D و تكنيك هاي پردازش سيگنال (آنالوگ يا ديجيتال) به فرم ديجيتالي تبديل مي كند.
2- بخش تشخيص گفتار: اين بخش خروجي بخش پردازش گفتار را با مدل هاي از قبل ذخيره شده در سيستم مقايسه مي كند.محدود يتهاي گرامر و فرهنگ لغات تفسير هاي ديگر را حذف مي كند.
3- بخش فهم گقتار : اين بخش يك تابع سطح بالاتر است كه سعي مي كند ورودي را بفهمد.
8 . 4 طرز كار سيستم هاي تشخيص گفتار
تجزيه و تحليل گفتار(SPEECH ANALYSIS) يك سري تبديلات مي باشد كه يك سيگنال آنالوگ گفتار را به يك سري اطلاعات ديجيتال متراكم شده مشخص كننده گفتار تبديل مي كند.يك مسكروفن تغييرات فشار حاصله از گفتار را به تغييرات ولتاژ تبديل مي كند.
سيستم از اين تغييرات نم.نه برداري كرده و آنها را با استفاده از يك مبدل A/D ديجيتاليز ميكند. بطور نمونه يك سيتم از ورودي صدا 6000 تا 2000 بار در ثانيه نمونه برداري مي كند.هر يك از اين نمونه ها، بمنظور اطمينان از نمايش كامل صدا، حدود 12 بيت ميباشد. شري اعداد توليد شده توسط نمونه برداري ، شكل موج ديجيتالي ناميده مي شود.در واقع ، ما بايد سعي كنيم كه موج ديجيتالي را تشخيص دهيم. ولي چون اداي كلمه اي 5 ثانيه اي ممكن است تا 100000 عدد توليد كند، چنين پردازشي بطور قابل توجهي گران مي باشد.همچنين ، سگنال صدا شامل اطلاعات اضافي و غير ضروري مي باشد. براي رفع اين مشكلات سيستم هاي گفتاري، از تكنيك هاي پردازش سيگنال ديجيتالي براي كاهش اضافات و افزايش مشخصه هاي برجسته گفتار استفاده ميكنند.
اين تكنيك ها نوعاً يك بردار توصيفي از حدود 8 تا 20 عدد اعشاري براي هر 10 ميلي ثانيه از گفتار توليد مي كنند.تكنيكهاي كاهش متداول شامل مجموعه اي از فيلتر ها و تبديل فوريه هاي سريع FFT مي باشد كه براي هر 10 ميلي ثانيه از گفتار سطح انرژي را در مجموعه هاي فركانسي مختلف( كه معمولاً بصورت لگاريتمي مقياس بندي شده اند) مشخص مي كنند. اين تكنيكها همچنين LPC را كه برداري از ضرائب يك معادله خطي است كه طيف اين 10 ميلي ثانيه گفتار را بر اساس نمونه هاي قبلي پيش بيني ميكند،مشخص مي كنند.اين تكنيك ها حدود 1000 تا 2000 عدد اعشاري در يك ثانيه گفتار توليد مي كنند كه نسبت به قبل كاهش قابل توجهي دارد.اصولاً بدليل اينكه صدا هاي گفتاري دوباره سنتز شده تقريباً شبيه صداي اصلي مي باشد، هيچگونه اطلاعاتي از اين طرز نمايش از دست داده نمي شود. براي بدست آوردن راندمان بهتر با يك دقت بالا ، بعضي از سيستمها صدا را در حدود 200 بايت بر ثانيه فشرده مي كنند.
عموماً سيگنالهاي گفتار در حوزه فركانس بر اساس طيف توانشان كه تابعب از زمان است توصيف مي شوند.( با سرعت نمونه بر داري 10 كيلو هرتز متناظر با پهناي باند حدود 5 كيلو هرتز) . از آنجا كه اطلاعات طيفي براي فرق گذاشتن بين لغات مختلف براي حداقل يك شنونده انساني كافي مي باشد، الگوريتم هاي تطبيق ساده بمنظور تفكيك يك لغت از ديگر لغات بر اساس توالي طيف هاي كوتاه مدت كه نشان دهنده لغت مي باشد ، بايد كافي باشد.
مزيت اين زمينه اين است كه هيچ نيازي به اطلاع مشخصي درباره طبيعت سگنالهاي گفتاري ندارد و جدا كردن لغت به واحد هاي كوچكتر مانند سيلاب ها و هجا ها لازم نيست كه اين از بوجود آمدن مسائلبغرنج در تشخيص جلوگيري مي كند.
نتايج اين مفروضات به شرح زير است:
1- انتخاب كلمه به عنوان يك واحد تشخيص احتياج به سيستمي دارد كه يك الگوي مرجع ذخيره شده بر اساس هر يك از كلمات فرهنگ لغت داشته باشد.تقريباً همه سيستمهاي تشخيص گفتار با لغات جدا از هم (ISRS) از الگوهايي استفاده مي كنند كه بايد بوسيله سيستم ياد گرفته شوند، در طي جلسه يادگيري، لغت موردنظر يك يا چند بار بوسيله گوينده مشخص ادا مي شود.سيستم الگوي آكوستيكي كه توالي زماني از مشخصه هاي آكوستيكي مربوط به آن لغت ( يا الگوي ميانگين در مورد چندين تكرار لغت) است را براي مراجعه آينده در حافظه ذخيره مي كند. براي تشخيص يك لغت، سيستم پترن ورودي را با هر يك از الگو هاي مرجع مقايسه مي كند و مجموعه اي از امتيازات بهترين تطابق براي كل فرهنگ را توليد مي كند . لغت مرجع با بيشترين امتياز به عنوان شبيه ترين كانديد براي تشخيص در نظر گرفته مي شود .
2- سيگنال ورودي و الگوي از قبل ذخيره شده ي مربوط به آن مي بايست از نظر آكوستيكي به اندازه ي كافي به هم نزديك باشند تا اختلاف آكوستيكي شان كم شود. همچنانكه بخوبي مي دانيم ، به هر حال يك لغت خاص به وسيله ي گوينده هاي مختلف بطور مختلفي ادا مي شود و الگوهاي آكوستيكي متفاوتي دارد ، بر اين اساس هر الگو از نظر تئوري فقط براي يك گوينده مشخص معتبر است . يكي از مسائل اصلي يك چنين سيستمي اين است كه طول جلسه ياددهي مستقيماً وابسته به طول فرهنگ است .
9.4- تطابق و روش هاي آن
تشخيص گفتار شامل مقايسه ي اداي كلمه ( كه در حال حاضر توالي از بردارها مي باشد ) با مدلهاي گفتاري از قبل ذخيره شده بر طبق محدوديتهاي گرامري و لغتي خاص مي باشد . در تمام حالات ، بايد قبل از آنكه بتوان از سيستم براي تشخيص استفاده كرد ، مدلهاي گفتاري ، بر اساس منظور ما مي باشند. بعضي از آنها شامل كلمات يا عبارات ، سيلاب ها و اصوات كامل مي باشند .
بعضي از تكنيكهاي مدل سازي متداول به قرار زير مي باشد :
1- انحراف زماني ديناميكي : ( DTW) Dynamic time warping
اين تكنيك پترن هاي گفتاري را با الگوهاي از قبل ذخيره شده بوسيله ي تنظيم موقت آنها با استفاده از الگوريتمهاي برنامه نويسي ديناميك مطابقت مي دهد. مدل هاي DTW بوسيله ي ميانگين گيري از چندين نمونه از هر لغت در فرهنگ لغات تعليم داده مي شوند. تكنيك DTW بطور خيلي فراگيري در تشخيص دهنده هاي گفتاري تجاري استفاده مي شود.
2- مدل هيدن ماركوف : ( hmm) Hidden markov model
در اين روش ، خواص گفتار بر روش آماري بدست آورده مي شود. سيستم به وسيله ي الگوريتمهاي اتوماتيك ، احتمال وقوع تغييرات گفتاري و دوام آنها را ياد مي گيرد . سيستمهاي hmm توانايي عموميت دهندگي عالي دارند و براي فرهنگهاي بزرگ و گفتار پيوسته و همچنين كاربردهاي مستقل از گوينده مناسب مي باشند.
سيستمهاي hmm تكنولوژي غالب در اكثر سيستمهاي تحقيقاتي و بعضي سيستمهاي تجاري مي باشند.
3- شبكه هاي عصبي : (nn) neural networks
اين روش شامل تكنو لوژي جديدي است كه خواص گفتار را بصورت يك نمايش گسترده كد مي كند . يكي از خواص شبكه هاي عصبي عموميت پذيري آنها مي باشد. هر چند هيچ نوع سيستم تشخيص گفتار بر اساس شبكه عصبي بزرگ وجود ندارد و آنها اغلب به عنوان اجزاء سيستمهاي تحقيقاتي و بعضي سيستمهاي تجاري استفاده شده اند . توالي مدلهايي كه بوسيله ي سيستم تشخيص گفتار توليد مي شوند شامل بهترين حدس سيستم براي ورودي مي باشد.
بوسيله ي تكنولوژي جاري تطابق همه ي صداها با ورودي ، عملكرد آهسته غير قابل قبولي را ايحاب مي كند . بنابر اين تشخيص دهنده هاي گفتار از محدوديتهاي لغوي براي در نظر گرفتن فقط توالي اصوات كه لغات را نمايش مي دهند استفاده مي كنند . اين تشخيص دهنده ها همچنين محدوديت هاي زباني را باي اطمينان از اينكه فقط توالي لغات قانوني را در نظر بگيرند ، بكار مي برند . ( در نتيجه تعداد لغتهاي آزمايش شده فعال در طول تشخيص گفتار كاهش مي يابد) .
ارزيابي مدل و بكار بردن محدوديتهاي زباني و لغوي ، نوعاً در يك فرايند جستجوي يك مرحله اي تركيب مي شوند. بيشتر توليد كننده هاي برنامه هاي كابردي براي بدست آوردن بهترين عملكرد ممكن هم در زبان پاسخ و هم در دقت ، براي سيستمهاي خود گرامرهاي خيلي فشرده شده اي را مي سازند.
تكنولوژي تشخيص گفتار در حال سازگاري با انواع كامپيوترهاي موجود است و در آينده در انتظار استفاده هاي گسترده تري از سيستمهاي تشخيص گفتار و گوينده هستيم. در حال حاضر با ساده سازيها و قبول بعضي محدوديتها مشكلات موجود بر سر راه سيستمهاي تشخيص را كاهش داده اند و اين يعني اينكه هنوز قادر به ارتباطي راحت و طبيعي با كامپيوتر از طريق مكالمه نيستيم. سيستمهاي تشخيص موجود در بازار فقط متنهاي مشخصي را درك مي كنند و سيستمهاي مستقل از متن با دقت زياد هنوز يك آرزو هستند.
پيشرفتهاي حاصله در زمينه تشخيص صوت و شناسايي گوينده توسط كامپيوتر اين واقعيت را روشن ساخت كه قبل از رسيدن به مكالمه اي راحت و طبيعي بايد در جستوجوي زباني تعريف شده و معين باشيم . زباني مشترك ما بين يك انسان و كامپيوترش .
10.4- تشريح نحوه ي عملكرد سيستم
1.10.4- قسمت پردازش گفتار
سيستم هاي موجود در بازار سيگنال ورودي صوتي را ابتداء ديجيتالي مرده و سپس توسط يك مدار پردازش كننده ديجيتالي (DSP) پترني از سيگنال هاي صوتي ديجيتالي بمنظور تشخيص مي سازند . اين سيستمها احتياج به مدارات مجتمع پردازش كننده سيگنال دارند. در اين آي سي ها ، بر اساس برنامه ريزي قبلي ، بر روي سيگنال ديجيتالي ورودي پردازش صورت مي گيرد. بدين ترتيب خروجي آي سي ها نمايشي از سيگنال ورودي بر اساس پردازش انجام شده مي باشد. ( مثلاً در بعضي از كاربرد ها ، آي سي را بصورت تبديل فوريه سريع FFT برنامه ريزي مي كنند. بدين ترتيب خروجي تبديل فوريه سيگنال ورودي مي باشد.)
در اكثر سيستمهاي تشخيص گفتار (SRS) ، آي سي هاي DSP را بصورت FFT برنامه ريزي مي نمايند و اين بدليل بدست آوردن مؤلفه هاي فركانسي سيگنال مورد ( طيف فركانسي و يا چگالي توان) مي باشد.در بعضي موارد بدليل كمياب و گران بودن اين گونه آي سي ها ، بجاي استفاده از پردازش ديجيتالي ، از پردازش آنالوگ استفاده شده است.بدين ترتيب كه رنج فركانسي سيگتال صوتي (20-0) به چند ناحيه تقسيم شده و مقدار متوسط سيگنال در اين ناحيه ها اندازه گيري مي شود.اين مقادير سپس توسط يك مبدل آنالوگ به ديجيتال به فرم ديجيتالي در ميآيند.عمل تقسيم بندي توسط فيلتر ها ي ميانگذر آنالوگ انجام مي گيرد.چون مؤلفه هاي فركانسي سيگنال صوتي انسان در ناحيه 5-0 بيشتر مي باشد ، حد بالاي فركانس سيگنال صوتي را 5 كيلو هرتز در نظر مي گيريم.اين محدوديت باعث از بين رفتن اطلاعات سيگنال صوتي نمي گردد مثلاً در تلفن محدوديت فوق بدون اينكه ما متوجه تغيير چنداني در اصوات رسيده شويم، اعمال مي شود. با عنايت به اينكه در اكثر افراد بيشتر ين مؤلفه هاي فركانسي در فركانس هاي حدود 300 و 600 و 1200 و 2400 هرتز كه ضريب (Q) هر يك از آنها طوري در نظر گرفته شده است كه رنج 5-0 را بطور كامل بپوشاند ، استفاده مي شود.
4 . 10 . 2 ـــ قسمت تشخيص گفتار
وروديهاي به اين قسمت ، با الگوهاي از قبل ذخيره شده ، مقايسه شده و با اعمال گرامر و فرهنگ لغت از قبل تعريف شده ، تشخيص داده مي شوند.
الگو هاي از قبل ذخيره شده در يك جلسه يادگيري به سيستم آموخته مي شوند.در اين جلسه ، هر لغت چندين بار ادا شده و ميانگين الگوهاي ياد گرفته شده ، بعنوان الگوي كلمه مورد نظر ذخيره مي شود. ذكر اين نكته ضروري است كه سيستمهاي موجود در بازار بر اساس نحوه عملكرد به چهار گونه : گوينده ثابت لغات جدا از هم ، گوينده ثابت گفتار پيوسته ، مستقل از گوينده جدا از هم و مستقل از گوينده گفتار پيوسته تقسيم مي شوند.
سيستمهاي گفتار پيوسته بايد به گونه اي عمل كنند كه بطور اتوماتيك كلمات را از هم جدا كرده و انتهاي جمله را ت شخيصدهند كه براي رسيدن به اين هدف احتياج به الگوريتمهاي پيچيده و مدلهاي DSP بسيار قوي مي باشند. به اين خاطر اكثر سيستمهاي موجود در بازار از نوع لغات جدا از هم مي باشند. لازم به ذكر است كه در جلسه يادگيري به هر الگوي ذخيره شده پس از تشخيص صداي اپراتور دو رشته كاراكتر اول اجراء شده و بقيه آنها فقط نمايش داده مي شوند.
4 . 10 . 3 ــــ بلوك دياگرام مدار
بلوك دياگرام كلي مدار بصورت زير مي باشد:
امواج صوتي توسط ميكروفن به سيگنالهاي الكتريكي تبديل شده و توسط يك تقويت كننده به دامنه مناسبي تقويت مي شود ، سيگنال صوتي تقويت توسط فيلتر هاي ميان گذر به باند هاي فركانسي محدود و مشخص ، فيلتر مي شود و سپس بوسيله طبقه يكسو ساز و صافي ، مولفه DC اين باند ها ي فركانسي (متناسب با توان سيگنال در اين باند ها) جدا مي شود.خروجيهاي طبقه ميانگين گير بوسيله يك مالتي پلكسر روي يك خط ، MUX شده و از طريق يك مبدل آنالوگ به ديجيتال به صورت ديجيتالي در آمده و به DATA BUS كامپيوتر انتقال داده مي شود.در تمام اين مراحل طبقه كنترل وظيفه انتخاب فركانسي مورد نظر و دكود كردن آدرس براي سيستم را بر عهده دارد.
مدیریت زمان Time Management
T1- مقدمه
راه‌هاي مختلفي براي بيان درك ما از زمان وجود دارد. براي قرنها مردم از
حركت ماه، ساعت آفتابي، اذان، زنگ كليسا براي تنظيم برنامه زماني
روزانه خود استفاده كردند تا اينكه در قرن دوازدهم راهبان كاتوليك
ساعت‌هايي را براي تنظيم فعاليت‌هاي خود ساختند.
در طول تاريخ تمدن‌ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته‌اند و اين توجه در
اين دوران نيز وجود دارد و عباراتي مانند «وقت طلاست» گوياي اين توجه
است. جوامع امروزي جوامعي هستند كه در آنها تعداد ساعات كافي در طول روز
وجود ندارد. فناوري‌هاي نو محيطي فراهم آورده‌اند كه تقريباً در مدت زمان
كم مي‌توان به خيلي از اطلاعات دسترسي پيدا كرد و خيلي كارها را سريعتر و
آسانتر انجام داد اما تمايل به سريعتر انجام دادن كارها و بيشتر كار
انجام دادن روز به روز بيشتر ميشود.
اين رويكرد كه همواره با بشر همراه بوده است اين احساس را براي او به
وجود آورده است كه از زمان عقب مي‌ماند و نمي‌تواند از آن به صورت مؤثر
بهره گيرد. تاريخ به ما مي‌گويد كه مديريت ضعيف زمان يك مسئله قديمي است،
مسئله‌اي است كه فناوري آن را به وجود نياورده است و آن را نمي‌تواند حل
كند. در شرايطي كه ابزار بيشتري براي مديريت زمان در اختيار داريم و
فرايند‌هاي اداري، كمتر درپيچ و تاب تشريفات اداري و كاغذ بازي گم
مي‌شوند، مديريت ضعيف زمان را كمتر مي‌توان مخفي كرد. مديريت زمان موضوعي
است كه همه ما، چه در زندگي شخصي و چه در زندگي حرفه‌اي، نياز داريم با
آن روبرو شويم تا در زندگي موفق شويم.
در ادامه در مورد وجوه مختلف مديريت زمان صحبت مي‌كنيم. ابتدا نگاهي به
اصول عمومي مديريت زمان خواهيم داشت. توجه به اين اصول كمك ميكند كه درك
بهتري از مفهوم مديريت زمان داشته باشيم و پيشنهادهايي ارائه ميكند كه
مي‌توانيد آنها را در حوزه‌هاي مديريت زمان در زندگي خود به كار بريد. پس
از ارائه رهنمودهاي عمومي، به حوزه‌هاي مديريت زمان به صورت دقيق‌تر
خواهيم پرداخت. ابتدا راجع به مديريت زمان در زندگي شخصي مي‌پردازيم و
سپس مديريت زمان را در حوزه كسب و كار مدنظر قرار مي‌دهيم.
2- اصول عمومي مديريت زمان
مديريت زمان مجموعه‌اي از مهارتهاست كه شما را در استفاده مؤثر از زمان
كمك ميكنند. رهنمودهاي عمومي وجود دارند كه مي‌توانند براي مديريت زمان
در حوزه‌هاي متفاوت مانند خانه، مدرسه و كار استفاده شوند. در اين بخش،
برخي از اين رهنمودها را شرح مي‌دهيم. ابتدا دلايل استفاده نكردن مردم از
مديريت زمان و مزاياي حاصل از مديريت زمان را مورد بررسي قرار مي‌دهيم.
احتمالاً روشن‌ترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان اين است كه مردم
نمي‌دانند مديريت زمان چيست. دليل دوم سستي و تنبلي است؛ بعضي از مردم
فاقد هدف و انگيزش لازم براي برنامه‌ريزي مؤثر هستند. گروه سومي كه از
مديريت زمان استفاده نمي‌كنند آنهايي هستند كه دوست دارند تحت فشار و
تنگي وقت (دقيقه نود) و شرايط بحران كار كنند.
ممكن است در شرايطي استفاده نكردن از مديريت زمان توجيه‌پذير باشد اما
مزاياي استفاده موفق از مديريت زمان هر گونه دليل يا توجيه را رد مي كند.
مديريت زمان كمك ميكند كه تعيين كنيد كدام يك از كارهايي كه انجام
مي‌دهيد مهمترين هستند. اين عمل به شما اين امكان را مي‌دهد به برخي
فعاليتها اولويت زيادي دهيد و برخي از فعاليتها را حذف كنيد. همچنين
مديريت زمان به شما كمك ميكند كه از طريق حذف مزاحمت‌ها و فعاليت‌هاي
غيرضروري، مدت زماني كه واقعاً كار مي‌كنيد را افزايش دهيد. يكي از وجوه
رضايت بخش مديريت زمان كاهش استرس در زندگي است. كاهش سطح استرس موجب
بهبود سلامت روحي و جسمي ميشود.
2-1- چگونه وقت خود را مي‌گذرانيد؟
وقتي تصميم گرفتيد كه از استراتژي‌هاي مديريت زمان استفاده كنيد، از همان
زمان بايد شروع كنيد. اولين قدم تحليل و بررسي روشي است كه در حال حاضر
از وقت خود استفاده مي‌كنيد. اين كار نبايد از طريق حافظه انجام شود.
ممكن است شما اكثريت زمانهاي بيكاري خود را به ياد نياوريد يا قادر
نباشيد زمانهايي را كه صرف مكالمات طولاني مي‌كنيد دقيقاً بياد آوريد.
براي ثبت نحوه گذراندن وقت مي‌توانيد از يك دفتر يادداشت، دفتر گزارش
فعاليت يا يك دفتر برنامه‌ريزي با بخش‌هاي تفكيك شده به ساعت براي رديابي
فعاليتها استفاده كنيد. نه تنها آنچه كه در طول روز انجام مي‌دهيد بلكه
احساس خود (خسته، پرانرژي، عصباني، بي‌حال و ...) را ثبت كنيد. هر وقت كه
فعاليت خود را تغيير مي‌دهيد، نوع فعاليت و زمان شروع آن را ثبت كنيد.
پس از ثبت فعاليتها براي چندين روز، يادداشت‌ها آماده براي تحليل هستند.
خيلي از فعاليت‌هاي ثبت شده در گزارش به صورت بارز ديده مي‌شوند چرا كه
وقت زيادي صرف آنها شده است. ديگر حوزه مهم در يادداشت‌ها، فعاليت‌هاي
غيرضروري است كه در طول روز انجام داده‌ايد. وقتي اين فعاليتها به صورت
جداگانه ديده شوند خيلي زمان‌بر نيستند اما وقتي دسته‌بندي شوند، زمان كل
آنها ممكن است قابل ملاحظه باشد. تحليل فعاليتهايتان كه در گزارش ثبت
شده‌اند در قدم بعدي، يعني اولويتبندي فعاليتها، به شما كمك خواهد كرد.
2-2- اولويتبندي فعاليتها
اولويتبندي يكي از مهمترين قدم‌هاي مديريت زمان است. اين عمل كمك ميكند
كه موارد زمان‌بر كه نه اوقات خوشي را ترتيب مي‌دهند و نه كمك ميكنند كه
به اهداف خود دست يابيد را حذف كنيد. اين مرحله بيشترين تغيير در جهت
افزايش زمان را به دنبال دارد. با تصميم گيري در خصوص فعاليتهايي كه
بايد انجام دهيد و فعاليتهايي را كه بايد حذف كنيد اولويتبندي را آغاز
كنيد.
براي تصميم‌گيري در خصوص فعاليتهايي كه بايد انجام دهيد، فعاليتهايي را
تعيين كنيد كه از آنها لذت مي‌بريد و آنها را خوب انجام مي‌دهيد. خيلي
مهم است كه هم از نظر حرفه‌اي و هم از نظر شخصي از كاري كه انجام مي‌دهيد
لذت ببريد. در گزارش خود كارهايي كه از آنها لذت مي‌بريد و كارهايي كه
براي شما خوشايند نيستند را مشخص كنيد. اكثريت روز شما بايد صرف كارهايي
شود كه از انجام آنها لذت مي‌بريد.
در حالي كه مهم است از انجام يك كار لذت ببريد، نيز مهم است كه آن را خوب
انجام دهيد. در تعيين اينكه چه كارهايي را انجام دهيد و چه كارهايي را
تفويض كنيد، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حياتي است. تلاش نكنيد
مسئوليت‌هايي بيش از آنچه مي‌توانيد به صورت معقول انجام دهيد را به عهده
گيريد. بعد از تعيين كارهايي كه از آنها لذت مي‌بريد و آنها را خوب انجام
مي‌دهيد، شما آماده هستيد كه فعاليت‌هاي غيرضروري در زندگي خود را دور
بريزيد. تمام منابع موجود خود را پيدا كنيد و فعاليتهايي را كه بيش از
توان خود مي‌دانيد تفويض كنيد. بعد از اينكه فهرست كارهاي روزانه را به
ميزان قابل قبولي از مسئوليت‌ها كاهش داديد، زمان برنامه‌ريزي فرا
مي‌رسد.
2-3- برنامه‌ريزي
برنامه‌ريزي در زندگي شخصي و حرفه‌اي متفاوت از هم انجام مي‌شوند. در
برنامه‌ريزي شخصي، برنامه‌ريزي از طريق هدفگذاري و ترسيم مسير دستيابي
به اهداف انجام ميشود. در برنامه‌ريزي حرفه‌اي، برنامه‌ريزي
پروژه‌‌محور است. برنامه‌ريزي پروژه بايد از طريق نرم‌افزارهاي
برنامه‌ريزي رسمي انجام شود.
روش برنامه‌ريزي مناسب خود را انتخاب كنيد. از هر روش مانند انتخاب
اهداف، برنامه‌ريزي رسمي يا غير رسمي كه استفاده كنيد چند نكته مهم را
بايد به خاطر بسپاريد. ابتدا انتظارات خود را برآورد كنيد. به ياد داشته
باشيد تعداد ساعات محدودي در يك روز وجود دارد. سعي نكنيد به نتايجي
ماورأ قابليت‌هاي خود دست يابيد.
دوم، مدت زماني را صرف خود كنيد. براي اينكه به حداكثر عملكرد دست يابيد
به زمان خواب و استراحت كافي نياز داريد. اقدام به اين عمل سخت‌تر از
تصميم گرفتن براي انجام آن است. هنگام برنامه‌ريزي شما مي‌پنداريد كه به
هيچ استراحتي نياز نداريد يا مي‌توانيد فقط چهار ساعت در روز بخوابيد.
كار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزايش داده و سطح عملكرد را كاهش
مي‌دهد.
2-4- نكات سودمند براي بهبود كيفيت وقت
2-4-1- از مزاحمت‌ها جلوگيري كنيد.
همواره پذيراي بازديدكنندگان نباشيد. بازديدكنندگان مي‌توانند موجب به
هم‌ريختگي شوند كه در نهايت منجر به كاهش بهره‌وري ميشود. با بستن در
اتاق يا حذف ارتباط بصري مي‌توانيد به بازديدكننده بفهمانيد كه شما مشغول
هستيد. هر روشي كه به كار مي‌بريد به خاطر بسپاريد كه نبايد هر بازديدي
را بپذيريد.
راه ديگر براي كاهش مزاحمت‌ها جواب ندادن به تلفن است. تماس‌هاي تلفني
مي‌توانند خيلي وقت‌گير باشند. تماس‌هاي تلفني قطار افكار را از حركت
باز‌مي‌دارند. تماس‌هاي تلفني ممكن است شما را متعهد به انجام كارهايي
كنند كه آمادگي آنها را نداريد. از خاموش كردن زنگ تلفن نترسيد. وقتي
كارتان تمام شد پيغام‌هاي دريافتي را چك كنيد.
2-4-2- كنترل كنيد
كارهايي را كه نياز داريد انجام دهيد مي‌دانيد. اين كار را در فهرست
كارها يادداشت كنيد. كارهاي فهرست را اولويتبندي كنيد. با انجام اين
عمل، شما مي‌توانيد روز خود را كنترل كنيد. شما ابزاري داريد كه
مي‌توانيد از كارهاي غيرضروري جلوگيري كنيد يا كارهاي جديد را
اولويتبندي كنيد. پيروي از اين رهنمودها اين تضمين را به دنبال دارد كه
شما ابتدا مهمترين فعاليتها را انجام مي‌دهيد. همچنين شما مي‌دانيد كه
چه فعاليتهايي را انجام نداده‌ايد و مي‌توانيد آنها را به فهرست كارهاي
فردا اضافه كنيد.
2-4-3- بر بهره‌ور بودن تأكيد كنيد نه مشغول بودن
تمركز بر بهره‌وري كيفيت كار و عملكرد را افزايش مي‌دهد. تهيه يك فهرست
اولويتبندي شده از كارها به شما كمك ميكند كه بهره‌ور باشيد. تمركز بر
انجام مهمترين كارها در ابتدا، به شما كمك ميكند كه كار بيشتري انجام
دهيد و آنها را سر وقت انجام دهيد.
2-4-4- سرعت خود را تنظيم كنيد
مهم است كه خود را براي ميزان ساعاتي كه كار مي‌كنيد تنظيم كنيد. از خود
بپرسيد كه با سرعتي كه كار مي‌كنيد مي‌توانيد ادامه دهيد. خود را با
تعداد ساعات زياد كار خسته نكنيد. مديريت مؤثر زمان بايد اين امكان را
فراهم آورد كه بتوانيد كارهاي مورد نياز را انجام دهيد بدون اينكه نياز
باشد تعداد ساعات زيادي را در دوره زماني بزرگتر مشغول باشيد.
3- مديريت زمان شخصي
مديريت زمان شخصي بخش قابل ملاحظه‌اي از زمان روزانه را صرف ميكند.
مهارتهاي مديريت زمان شخصي در عمل داراي اشكالاتي هستند. اولويتبندي
اهداف شخصي ميتواند خيلي مشكل باشد زيرا بايد نسبت به فعاليت‌هاي
اولويت‌دار، در دسته دوم از اهميت قرار گيرند. اين بخش به شما كمك ميكند
كه اهداف شخصي خود را اولويتبندي كنيد بطوري كه در برنامه شما قرار
گيرند. شما روش «فقط بگو نه» را ياد مي‌گيريد كه به شما در سبك كردن
زمانبندي كمك ميكند. اين بخش همچنين چگونگي ايجاد وقت براي فرزندان و
ديگر افراد مهم براي شما را مورد بررسي قرار مي‌دهد.
3-1- فقط بگو «نه»
در زندگي شخصي خود معمولاً با گفتن كلمه «نه» مشكل داريم. اين موضوع موجب
بيشتر تناقضات در وقت ما ميشود. به خاطر اكراه طبيعي در گفتن نه، اغلب
احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داريم. آموزش به خود در استفاده
از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخيص اهميت اولويت‌هاي شخصي ضروري است.
چندين روش براي نه گفتن به صورت غيرمستقيم وجود دارد بطوري كه دوستان و
خانواده خود را نرنجانيد. يك ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرايطي
كه با اولويت موجود وي تناقض دارند خلاصي يابد. اما عذر و بهانه هميشه
ضروري نيست. اشكالي ندارد كه با افراد رو راست بود و واقعيت را گفت. به
افرادي كه تقاضاي اختصاص وقت را از شما دارند بگوييد كه شما مسئوليت‌هايي
به عهده داريد كه امكان برآوردن تقاضاي آنها را فراهم نمي‌آورد. شما
متعجب خواهيد شد كه مي‌بينيد كه به چه سادگي روش مستقيم پذيرفته ميشود.
3-2- اهداف شخصي
3-2-1- هدفگذاري كنيد
وقتي بتوانيد به صورت مؤثرتر «نه» بگوييد، وقت بيشتري براي تخصيص در
دستيابي به اهداف شخصي خود داريد. اهداف، حوزه خيلي مهمي از مديريت زمان
شخصي هستند. اهداف به ما كمك ميكنند كه از طريق ايجاد كار براي ما و
اجازه تمركز بر تلاش‌هايمان، زندگي خود را سازماندهي كنيم. هنگام
هدفگذاري خيلي مهم است آنها را واقعي و قابل دستيابي تعريف كنيم. با
تنظيم اهداف از پيش، به خود اجازه مي‌دهيد كه يك مسير استراتژيك به سمت
دستيابي به اهداف را برنامه‌ريزي كنيد.
اهدافي تعريف كنيد كه به سادگي قابل دستيابي باشند. وقتي به اهداف تعريف
شده رسيديد، براي هدفي كه مشكل‌تر است اقدام كنيد. اين فرايند را ادامه
دهيد تا اينجا كه احساس كنيد كه اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس
هستند. اين فرايند كند است اما به شما كمك ميكند كه ياد بگيريد چگونه به
صورت موفقيت‌آميز به اهداف خود دست يابيد. نبايد انتظار داشته باشيد كه
تمام انتظاراتتان يك شبه برآورده شوند چرا كه يك فرايند تدريجي است.
3-2-2- اهداف خود را اولويتبندي كنيد
وقتي اهداف خود را تنظيم كرديد، بايد آنها را اولويتبندي كنيد. وقت
گذاشتن و اولويتبندي اهداف در مديريت زمان شخصي مؤثر حياتي است. خيلي از
ما از اين مرحله مي‌پريم اگر چه دوباره مجبور مي‌شويم كه برگرديم.
اهداف را به صورت روشن تعريف كنيد و مشخص كنيد كه آنها چه هستند و چه
اهميتي دارند. اهدافي كه اهميت كم دارند مي‌توانند به تعويق بيافتند.
اجازه دهيد اقلامي كه به توجه بيشتر نياز دارند ابتدا انجام شوند. شما
مي‌توانيد يك فهرست از كارهايي كه بايد انجام دهيد تهيه كنيد و به هر يك
از اقلام به نسبت اهميت عددي اختصاص دهيد يا اينكه فهرستي از اهداف
اولويتبندي شده تهيه كنيد. پيتر دراكر مي‌گويد كه «انجام دادن كارهاي
درست مهمتر از انجام درست كارهاست».
اقتصاددان ايتاليايي، ويلفردو پارتو، قانوني در اولويتبندي دارد. قانون
پارتو مي‌گويد كه تقريباً 80 درصد نتيجه مورد نظر از بيست درصد تلاش‌هايي
حاصل ميشود كه انجام مي‌دهيم. براي اينكه كارهاي خود را به صورت مؤثر
اولويتبندي كنيد، بايد بيست درصد مهم را جدا كنيد. وقتي كارهاي مهم
تعيين شدند شما مي‌توانيد بر اقداماتي تمركز كنيد كه بيشترين نتيجه مورد
نظر را حاصل ميكنند. هنگام تحليل چگونگي گذراندن اوقات خود (بخش 2-1)
متوجه خواهيد شد كه خيلي از اوقات شما صرف كارهاي كوچك و ناچيز ميشود.
به همين دليل توان شما صرف حوزه‌هاي اصلي و حياتي كه نيازمند تلاش بيشتر
هستند نمي‌شود. قانون پارتو را براي اولويتبندي به كار بريد و خواهيد
ديد كه زمان و اهداف تحقق يافته شما بيشتر خواهند شد.
3-3- تعلل
وقتي زمان مناسب صرف هدفگذاري و اولويتبندي كرديد، مي‌توانيد كارهاي
مورد نياز هر روز را تعيين كنيد. اگر كارها را در زمان موعد آنها انجام
ندهيد غير مؤثر عمل كرده‌ايد. تعلل چيزي است كه اكثر ما با آن درگير
هستيم. اغلب نمي‌توانيم به كل نتيجه مورد نظر دست يابيم زيرا به خاطر
تعلل استرس به ما چيره ميشود.
با تعداد زيادي از كارهاي انباشته شده بر روي هم، سخت است كه در انجام
كارها تعلل نكنيم؛ خصوصاً براي كارهاي بزرگتر كه به زمان بيشتر از آنچه
كه شما داريد نياز دارند.
وقتي با كار بزرگي روبرو مي‌شويد آن را به بخش‌هاي كوچكتر تقسيم كنيد.
تقسيم كار به كارهاي كوچكتر اين امكان را فراهم مي‌آورد كه اجزاء كوچكتر
را بدون اضطراب انجام دهيم. بزودي در خواهيد يافت كه با انجام كارهاي
تقسيم شده، كل كار بزرگ انجام شده است.
3-4- مزاحمت كمال‌گرايي
وقتي هدفگذاري و اولويتبندي كرديد، بايد از چندين مسئله فرعي كه بروز
ميكنند جلوگيري كنيد. يكي از اين مسائل تمايل شخص به كمال‌گرا بودن است.
اين نوع رويكرد ميتواند تأثير زيادي بر مديريت زمان شخصي داشته باشد.
توجه غير ضروري به جزئيات باعث ميشود كه ديگر كارها را به تأخير
بياندازيد. ناتواني در پاداش دادن به خودمان براي كارهايي كه انجام
داده‌ايم مسئله ديگري است كه با آن روبرو هستيم. وقتي كاري را انجام
داديد، شما بايد به خود پاداش دهيد. پاداش دادن به خود راهي براي ايجاد
تعادل بين كار و تفريح است. اگر بتوانيم ياد بگيريم كه بين كار و تفريح
تعادلي برقرار كنيم زندگي سالم‌تر و شاد‌تري خواهيم داشت.
3-5- وقت گذاشتن براي همسر
زندگي شخصي شامل چندين حوزه متفاوت است كه بايد در نظر بگيريم. يكي از
اين حوزه‌ها وقتي است كه با همسر خود مي‌گذرانيم. اين وجهي حياتي از
مديريت زمان شخصي ماست زيرا خيلي از احساسات ما آن را ديكته ميكنند.
افرادي كه وقت كافي براي همسرانشان تخصيص نمي‌دهند به خاطر دلايلي روابط
خود را پرتنش درمي‌يابند كه مي‌شد از آنها جلوگيري كرد. اغلب همسر خود را
در انتهاي فهرست اولويت قرار مي‌دهيم زيرا عادت كرده‌ايم فرض كنيم كه به
دليل برنامه فشرده كاري، همسر ما عذر ما را مي‌پذيرد.
چندين روش براي افزايش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد. اگر مدت زمان
كافي با همسرتان نيستيد زمانهايي را براي تنها بودن با وي تخصيص دهيد و
با هم براي تماشاي فيلم يا صرف شام بيرون برويد. روش ديگر رفتن به خريد
با يكديگر است.
3-6- كارهاي مربوط به خانه
هر خانه تعداد زيادي كارهاي متفاوت دارد كه بايد انجام شوند. اين
مسئوليت‌ها مي‌توانند بار زيادي بر ما وارد كنند اگر برنامه‌ريزي نشوند.
با تعداد بسياري از اولويت‌ها در زندگي پيچيده امروزي، بيشتر مردم
نمي‌توانند وقت اضافه براي انجام كارهاي خانه پيدا كنند. از آنجايي كه
خود نمي‌توانيد همه اين كارها را انجام دهيد، اگر امكان داشته باشد آنها
را به فرزندانتان تفويض كنيد.
3-7- وقت گذاشتن براي فرزندان
همه قبول دارند كه قراردادن فرزندان در اولويت‌هاي بالا هميشه ساده نيست.
فرزندان وقت قابل ملاحظه‌اي از شما مي‌گيرند و لازم است كه ديگر
اولويت‌ها را همراه با اين موضوع برنامه‌ريزي كنيد.
مي‌توانيم وقت خود را با فرزندان بگذرانيم در حاليكه به اتفاق آنها
كارهاي خانه را انجام مي‌دهيم. بچه‌ها از مسئوليت لذت مي‌برند و قادرند
كه برخي كارهاي خانه را انجام دهند. خيلي از مسئوليت‌هاي داخل و خارج از
خانه وجود دارد كه شما به عنوان يك خانواده مي‌توانيد آنها را با هم
انجام دهيد در حالي كه با هم هستيد. انجام برخي از كارهاي خانه توسط
فرزندان، استرس شما را كاهش مي‌دهد. تفويض مسئوليت به فرزندان در سنين
كودكي براي آنها سودمند است و مهارتهاي مديريتي آنها را براي سال‌هاي بعد
افزايش مي‌دهد.
نقش شما به عنوان يكي از والدين فرزندان، فشار روحي و جسمي در مراقبت از
آنها را به دنبال دارد. شما بايد به اتفاق فرزندان به گونه‌اي
برنامه‌ريزي كنيد كه اين زمانها به حداقل برسند. شما مي‌توانيد به
فرزندان خود توضيح دهيد كه بايد كارها و برنامه‌هايي را انجام دهيد و
انجام ندادن آنها باعث ميشود كه به اهداف خود نرسيد. فرزندان خيلي اهميت
دارند ولي بايد به حجم ديگر كارها و مسئوليت‌ها توجه داشته باشيد.
3-8- مديريت ميز كار
آخرين و مهمترين وجه مديريت زمان شخصي كه مورد بحث قرار مي‌گيرد مديريت
امور دفتري شخصي است. ميز كار مهمترين چيزي است كه همواره بايد روزآمد
نگاه داشته شود. براي موفق بودن، اين موضوع بايد جزو اولويت‌هاي بالاي
شما قرار گيرد. بدين منظور ابتدا بايد ميز خود را سازماندهي كنيد. با
داشتن يك ميز مرتب و تميز شما مي‌توانيد بهتر كارهاي انجام نشده خود را
پيدا كنيد. وقتي كاغذهاي شما مرتب شده باشند مي‌توانيد كارهاي مربوط به
آنها را به بخش‌هاي كوچكتر تقسيم كرده و جداگانه هريك را انجام دهيد.
روشي كه اتاق كار خود را براساس نيازها ترتيب مي‌دهيد كليد خبره شدن در
انجام كارهايتان است. حتي اگر نيازهاي شما در پايين‌ترين حد لازم باشند،
اقلام خاصي وجود دارند كه به موفقيت شما كمك ميكنند. اول بايد بدانيد كه
به چه مقدار فضا براي بايگاني و ذخيره احتياج داريد. نبايد اسناد و مدارك
را روي هم بر روي ميز انباشته كنيد چرا كه باعث ميشود نتوانيد به كارهاي
مالي و دفتري خود در زمان لازم بپردازيد. از ميزهاي داراي چند كشو و
فايل‌هاي بايگاني مي‌توانيد استفاده كنيد.
متخصصين اعتقاد دارند كه بايد از يك صندلي مناسب استفاده كرد. نوع صندلي
انتخابي بايد بگونه‌اي باشد كه به شكل مناسب درآن جاي گيريد. يك صندلي
خوب طراحي شده بايد قابليت تنظيم داشته باشد بگونه‌اي كه با اندام شما
تطابق يابد و اين امكان را فراهم آورد كه هنگام كار كردن موقعيت راحتي
داشته باشيد. پس از تنظيم، بايد پشت شما را نگه دارد و فشار وارده بر
شانه‌ها، گردن و دستها را كاهش دهد. مطمئناً در اين شرايط شما بهتر
مي‌توانيد بر كار خود تمركز كنيد.
بيشتر ما به ميزان روشنايي اطراف خود توجه نمي‌كنيم. روشنايي مناسب،
كارايي را بالا مي‌برد. سطح متفاوتي از روشنايي براي كارهاي متفاوت لازم
است. هنگام خواندن مدارك و نامه‌ها نور بايد به قدر كافي باشد تا به
چشمان خود فشار وارد نكنيد. اما هنگام كار با كامپيوتر نور بايد به قدري
باشد كه انعكاس‌ها و درخشندگي‌ها به حداقل برسند.
ابزار غير فني زيادي وجود دارند كه مي‌توانيد در زندگي شخصي از آنها
استفاده كنيد. از يك تقويم ديواري با جدول‌بندي درشت استفاده كنيد. بدين
شكل مي‌توانيد كل روزهاي ماه را ببينيد. حتماً دفترچه تلفن داشته باشيد.
از نرم‌افزارهاي كامپيوتري نيز مي‌توانيد استفاده كنيد.
4- مديريت زمان و كسب وكار
محيط كسب و كار امروز را مي‌توان با رقابت شديد و سخت آن توصيف كرد. در
هر ثانيه از روز اختراعات جديدي صورت مي‌پذيرد و روشهاي سنتي، طول عمر
كوتاهتري پيدا ميكنند. خبر تازه امروز، يك خبر قديمي در فردا محسوب
ميشود و كساني كه با تغييرات پيش نروند عقب خواهند ماند. شما بايد از
تمام منابع موجود خود استفاده كنيد تا با زمان پيش رويد.
بزرگترين مانع موفقيت در اين بازار، زمان است. با ساعات نامحدود روزانه
مي‌توانستيم سرعت كار را به اندازه رضايت‌بخش پايين بياوريم. متأسفانه
زمان چيزي است كه بشر نمي‌تواند آن را كنترل كند. به خاطر اين شرايط
غيرقابل كنترل، بايد با زمان كار كنيم. درك محدوديتهاي حاصل از زمان و
منافع مديريت زمان كمك ميكند با زمان كار كنيم نه اينكه در مقابل آن
قرار گيريم.
روشي كه شما زمان خود را استفاده مي‌كنيد تعيين‌كننده موفقيت شماست. با
اين حال، فلسفه مديريت زمان از فردي به فرد ديگر متفاوت است و مديريت
زمان براي شما بايد بگونه‌اي باشد كه با كار شما مطابقت داشته باشد. در
اين بخش رهنمودهايي ارائه مي‌كنيم كه به شما در شروع سفر در مديريت مؤثر
زمان كمك خواهند كرد. اين رهنمودها را به دقت بخوانيد و آنها را بگونه‌اي
تطبيق دهيد كه نياز شما را برآورده كنند.
4-1- مديريت زمان در كار
رهنمودهاي كلي كه قبلاً گفته شد مي‌توانند در محل كار شما به كار روند.
اين رهنمودها مواردي شامل تحليل روش گذراندن وقت، اولويتبندي فعاليتها
و برنامه‌ريزي است.
4-2- كار درست را در زمان درست انجام دهيد
حتي با مديريت مؤثر زمان هم در خواهيد يافت كه هميشه نمي‌توان هر كاري را
سر وقت انجام داد. اما كارهايي وجود دارند كه بايد سر وقت انجام شوند و
كارهايي نيز هستند كه مي‌توان به تأخير انداخت. بر اساس رهنمودهاي عمومي
مديريت زمان، يك فهرست اولويتبندي شده از كارها بايد تهيه كنيد. در
سراسر روز كارهايي از فهرست را انجام دهيد كه بيشترين اولويت را دارند.
اين كار خيلي ساده است و به يك متدولوژي خاص نياز ندارد در حالي كه خيلي
از ما كار درست را در زمان درست انجام نمي‌دهيم. انجام كارها براساس
اولويت كمك ميكند كه كارها را خوب مديريت كنيد.
4-3- قبل از ترك دفتر فهرست كارهاي فردا را مرور كنيد
فهرست كار را بررسي كنيد و كارهاي انجام نشده را تعيين كنيد. كارهاي
انجام شده را پاك كنيد و كارهاي انجام نشده را اولويتبندي كنيد. هنگام
اولويتبندي موضوعات اصلي، كارهايي كه قرار است فردا انجام دهيد را مرور
كنيد. براي مثال، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز مي‌كنيد مستندات
تعريف آن فاز را مطالعه كنيد. اين كار باعث ميشود اقداماتي را كه براي
فاز دوم بايد انجام دهيد بياد آوريد. اگر با چند نفر كار مي‌كنيد، با
آنها در مورد كار فردا صحبت كنيد و مطمئن شويد كه هريك مي‌دانند فردا چه
كاري بايد انجام دهند.
4-4- ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد
با استفاده از رهنمودهاي ارائه شده در بخش 2، تعيين كنيد كه در ساعات
مختلف روز چه احساسي داريد. اين تمام تحقيقي است كه نياز داريد تا
بتوانيد ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد. ساعاتي كه بيشترين انرژي را
داشته‌ايد، انگيزش بالا داشته‌ايد و تماماً متمركز به كارتان بوده‌ايد را
بشماريد. اين ساعات زماني هستند كه در آن بايد مشكل‌ترين كارهايتان را
انجام دهيد. از مزاياي ساعت اوج كاري استفاده كنيد.
4-5- از جلسات حداكثر استفاده را ببريد
براي برگزاري جلسه چهار نكته را بايد در نظر بگيريد. اولين نكته اين است
كه جلسه را هنگامي برگزار كنيد موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات
دوره‌اي اغلب نياز نيست اما اگر اين زمان را تخصيص دهيد با بحث‌هاي مختلف
پر ميشود. بنابراين جلسات را براساس نياز تشكيل دهيد نه براساس قاعده.
دومين رهنمود براي تشكيل جلسه تنظيم دستور جلسه است. دستور جلسه بايد هدف
جلسه و حوزه بحث را نشان دهد. حوزه‌هاي بحث بايد اولويتبندي شوند. جلسات
ساخت‌يافته افراد را بر موضوع مورد بررسي متمركز ميكنند. اين كار منجر
به جلسات كوتاه‌تر و پربارتر ميشود. توزيع دستور جلسه در زمان مناسبي
پيش از تشكيل جلسه، به افراد اين امكان را مي‌دهد كه خود را براي جلسه
آماده كنند. اين اقدامات باعث ميشود كه جلسات شما مؤثرتر و آموزنده‌تر
شوند.
سومين رهنمود براي تشكيل جلسات تنظيم دقيق زمان جلسه است. ساعت تشكيل
جلسه تأثير زيادي بر خروجي جلسه خواهد داشت. براي مثال، اگر شما مي‌دانيد
كه افرادي در جلسه هستند كه تمايل دارند جلسه را بيش از زمان در نظر
گرفته شده ادامه دهند، زمان جلسه را براي پيش از نهار يا براي ساعت
پاياني روز تنظيم كنيد. اين باعث ميشود افراد انگيزه بيشتري براي تمركز
و توجه داشته باشند. نكته چهارم اين است كه جلسات را در ساعات غيرمعمول
برگزار كنيد اگر با تأخير و كندي روبرو مي‌شويد.
4-6- به صورت مؤثر تفويض كنيد
تفويض زمان بيشتري ايجاد ميكند. اما اين كار هميشه به سادگي قابل انجام
نيست. در حقيقت خيلي از افراد با تفويض كارها مشكل دارند. اين به چند
دليل رخ مي‌دهد. گاهي اوقات توضيح انجام يك كار به فرد ديگر بيش از انجام
كار توسط خود طول مي‌كشد. اما اگر آينده‌نگر باشيد متوجه مي‌شويد كه اگر
يك وقت اضافي صرف كنيد مي‌توانيد در آينده نيز كار مورد نظر را تفويض
كنيد. دليل ديگر عدم تفويض كمال‌گرايي است. وقتي تفويض مي‌كنيد به افراد
اجازه مي‌دهيد كه اشتباه كنند. اگر شما تحمل تصحيح اشتباهات را داشته
باشيد آنگاه افراد بيشتري ياد مي‌گيرند كه كار مورد تفويض را به صورت
مناسب انجام دهند. دليل آخر عدم تفويض ترس از كاهش قدرت است. اين وجه از
تفويض چيزي است كه همه ما با آن روبرو خواهيم بود. به چيزي كه از تفويض
بدست مي‌آوريد فكر كنيد نه به چيزي كه از دست مي‌دهيد.
وقتي توانستيد بر ترس‌هاي خود از تفويض كردن غلبه كنيد بايد ياد بگيريد
كه چگونه به صورت اثربخش تفويض كنيد. ابتدا تعيين كنيد كه چه چيزي بايد
تفويض شود. به فهرست اولويتبندي شده كارها نگاه كنيد. اين فهرست در
تعيين كارهاي نيازمند تفويض كمك ميكند. سپس افراد توانا و مشتاق انجام
كار انتخاب شده براي تفويض را انتخاب كنيد. بياد داشته باشيد كه كل كار
را تفويض كنيد. كار و چيزي كه مورد انتظار است را توضيح دهيد. قدم بعدي
اين است كه اجازه دهيد فرد كار را انجام دهد. كار را در زمانهاي از پيش
تعيين شده مورد بررسي قرار دهيد. دائماً بالا سر كار نايستيد زيرا اين
كار فقط عملكرد را كاهش مي‌دهد.
4-7- ميز خود را مرتب كنيد
فردي كه روي ميز شلوغ و درهم برهم كار ميكند به طور متوسط روزي يك ساعت
و نيم دنبال چيزهاي خود روي ميز مي‌گردد. عامل اصلي به هم ريختگي روي
ميز، كاغذ است. كاغذها بايد دسته‌بندي و بايگاني شوند، يا به ديگر
همكاران مربوط داده شوند يا دور ريخته شوند. نيازي نيست كه انبوهي از
كاغذ به مدت نامحدود روي ميز باشد. بعد از مرتب كردن روي ميز به سراغ
كشوها برويد. مرتب كردن ميز كافي نيست، هر روز آن را تميز كنيد. مرتب
نگهداشتن ميز هفت ساعت و نيم به هفته كاري اضافه ميكند.
4-8- روش‌ها را مناسب خود تطبيق دهيد
توجه به اين نكته مهم است كه رهنمودهاي ارائه شده در اين مقاله كلي
هستند. اين رهنمودها نقطه شروعي براي توسعه سيستم مديريت زمان است. براي
مديريت موفق زمان، بايد يك سيستم مديريت زمان مناسب خود طراحي كنيد.
راه‌هاي مختلفي براي بيان درك ما از زمان وجود دارد. براي قرنها مردم از
حركت ماه، ساعت آفتابي، اذان، زنگ كليسا براي تنظيم برنامه زماني
روزانه خود استفاده كردند تا اينكه در قرن دوازدهم راهبان كاتوليك
ساعت‌هايي را براي تنظيم فعاليت‌هاي خود ساختند.
در طول تاريخ تمدن‌ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته‌اند و اين توجه در
اين دوران نيز وجود دارد و عباراتي مانند «وقت طلاست» گوياي اين توجه
است. جوامع امروزي جوامعي هستند كه در آنها تعداد ساعات كافي در طول روز
وجود ندارد. فناوري‌هاي نو محيطي فراهم آورده‌اند كه تقريباً در مدت زمان
كم مي‌توان به خيلي از اطلاعات دسترسي پيدا كرد و خيلي كارها را سريعتر و
آسانتر انجام داد اما تمايل به سريعتر انجام دادن كارها و بيشتر كار
انجام دادن روز به روز بيشتر ميشود.
اين رويكرد كه همواره با بشر همراه بوده است اين احساس را براي او به
وجود آورده است كه از زمان عقب مي‌ماند و نمي‌تواند از آن به صورت مؤثر
بهره گيرد. تاريخ به ما مي‌گويد كه مديريت ضعيف زمان يك مسئله قديمي است،
مسئله‌اي است كه فناوري آن را به وجود نياورده است و آن را نمي‌تواند حل
كند. در شرايطي كه ابزار بيشتري براي مديريت زمان در اختيار داريم و
فرايند‌هاي اداري، كمتر درپيچ و تاب تشريفات اداري و كاغذ بازي گم
مي‌شوند، مديريت ضعيف زمان را كمتر مي‌توان مخفي كرد. مديريت زمان موضوعي
است كه همه ما، چه در زندگي شخصي و چه در زندگي حرفه‌اي، نياز داريم با
آن روبرو شويم تا در زندگي موفق شويم.
در ادامه در مورد وجوه مختلف مديريت زمان صحبت مي‌كنيم. ابتدا نگاهي به
اصول عمومي مديريت زمان خواهيم داشت. توجه به اين اصول كمك ميكند كه درك
بهتري از مفهوم مديريت زمان داشته باشيم و پيشنهادهايي ارائه ميكند كه
مي‌توانيد آنها را در حوزه‌هاي مديريت زمان در زندگي خود به كار بريد. پس
از ارائه رهنمودهاي عمومي، به حوزه‌هاي مديريت زمان به صورت دقيق‌تر
خواهيم پرداخت. ابتدا راجع به مديريت زمان در زندگي شخصي مي‌پردازيم و
سپس مديريت زمان را در حوزه كسب و كار مدنظر قرار مي‌دهيم.
2- اصول عمومي مديريت زمان
مديريت زمان مجموعه‌اي از مهارتهاست كه شما را در استفاده مؤثر از زمان
كمك ميكنند. رهنمودهاي عمومي وجود دارند كه مي‌توانند براي مديريت زمان
در حوزه‌هاي متفاوت مانند خانه، مدرسه و كار استفاده شوند. در اين بخش،
برخي از اين رهنمودها را شرح مي‌دهيم. ابتدا دلايل استفاده نكردن مردم از
مديريت زمان و مزاياي حاصل از مديريت زمان را مورد بررسي قرار مي‌دهيم.
احتمالاً روشن‌ترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان اين است كه مردم
نمي‌دانند مديريت زمان چيست. دليل دوم سستي و تنبلي است؛ بعضي از مردم
فاقد هدف و انگيزش لازم براي برنامه‌ريزي مؤثر هستند. گروه سومي كه از
مديريت زمان استفاده نمي‌كنند آنهايي هستند كه دوست دارند تحت فشار و
تنگي وقت (دقيقه نود) و شرايط بحران كار كنند.
ممكن است در شرايطي استفاده نكردن از مديريت زمان توجيه‌پذير باشد اما
مزاياي استفاده موفق از مديريت زمان هر گونه دليل يا توجيه را رد مي كند.
مديريت زمان كمك ميكند كه تعيين كنيد كدام يك از كارهايي كه انجام
مي‌دهيد مهمترين هستند. اين عمل به شما اين امكان را مي‌دهد به برخي
فعاليتها اولويت زيادي دهيد و برخي از فعاليتها را حذف كنيد. همچنين
مديريت زمان به شما كمك ميكند كه از طريق حذف مزاحمت‌ها و فعاليت‌هاي
غيرضروري، مدت زماني كه واقعاً كار مي‌كنيد را افزايش دهيد. يكي از وجوه
رضايت بخش مديريت زمان كاهش استرس در زندگي است. كاهش سطح استرس موجب
بهبود سلامت روحي و جسمي ميشود.
2-1- چگونه وقت خود را مي‌گذرانيد؟
وقتي تصميم گرفتيد كه از استراتژي‌هاي مديريت زمان استفاده كنيد، از همان
زمان بايد شروع كنيد. اولين قدم تحليل و بررسي روشي است كه در حال حاضر
از وقت خود استفاده مي‌كنيد. اين كار نبايد از طريق حافظه انجام شود.
ممكن است شما اكثريت زمانهاي بيكاري خود را به ياد نياوريد يا قادر
نباشيد زمانهايي را كه صرف مكالمات طولاني مي‌كنيد دقيقاً بياد آوريد.
براي ثبت نحوه گذراندن وقت مي‌توانيد از يك دفتر يادداشت، دفتر گزارش
فعاليت يا يك دفتر برنامه‌ريزي با بخش‌هاي تفكيك شده به ساعت براي رديابي
فعاليتها استفاده كنيد. نه تنها آنچه كه در طول روز انجام مي‌دهيد بلكه
احساس خود (خسته، پرانرژي، عصباني، بي‌حال و ...) را ثبت كنيد. هر وقت كه
فعاليت خود را تغيير مي‌دهيد، نوع فعاليت و زمان شروع آن را ثبت كنيد.
پس از ثبت فعاليتها براي چندين روز، يادداشت‌ها آماده براي تحليل هستند.
خيلي از فعاليت‌هاي ثبت شده در گزارش به صورت بارز ديده مي‌شوند چرا كه
وقت زيادي صرف آنها شده است. ديگر حوزه مهم در يادداشت‌ها، فعاليت‌هاي
غيرضروري است كه در طول روز انجام داده‌ايد. وقتي اين فعاليتها به صورت
جداگانه ديده شوند خيلي زمان‌بر نيستند اما وقتي دسته‌بندي شوند، زمان كل
آنها ممكن است قابل ملاحظه باشد. تحليل فعاليتهايتان كه در گزارش ثبت
شده‌اند در قدم بعدي، يعني اولويتبندي فعاليتها، به شما كمك خواهد كرد.
2-2- اولويتبندي فعاليتها
اولويتبندي يكي از مهمترين قدم‌هاي مديريت زمان است. اين عمل كمك ميكند
كه موارد زمان‌بر كه نه اوقات خوشي را ترتيب مي‌دهند و نه كمك ميكنند كه
به اهداف خود دست يابيد را حذف كنيد. اين مرحله بيشترين تغيير در جهت
افزايش زمان را به دنبال دارد. با تصميم گيري در خصوص فعاليتهايي كه
بايد انجام دهيد و فعاليتهايي را كه بايد حذف كنيد اولويتبندي را آغاز
كنيد.
براي تصميم‌گيري در خصوص فعاليتهايي كه بايد انجام دهيد، فعاليتهايي را
تعيين كنيد كه از آنها لذت مي‌بريد و آنها را خوب انجام مي‌دهيد. خيلي
مهم است كه هم از نظر حرفه‌اي و هم از نظر شخصي از كاري كه انجام مي‌دهيد
لذت ببريد. در گزارش خود كارهايي كه از آنها لذت مي‌بريد و كارهايي كه
براي شما خوشايند نيستند را مشخص كنيد. اكثريت روز شما بايد صرف كارهايي
شود كه از انجام آنها لذت مي‌بريد.
در حالي كه مهم است از انجام يك كار لذت ببريد، نيز مهم است كه آن را خوب
انجام دهيد. در تعيين اينكه چه كارهايي را انجام دهيد و چه كارهايي را
تفويض كنيد، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حياتي است. تلاش نكنيد
مسئوليت‌هايي بيش از آنچه مي‌توانيد به صورت معقول انجام دهيد را به عهده
گيريد. بعد از تعيين كارهايي كه از آنها لذت مي‌بريد و آنها را خوب انجام
مي‌دهيد، شما آماده هستيد كه فعاليت‌هاي غيرضروري در زندگي خود را دور
بريزيد. تمام منابع موجود خود را پيدا كنيد و فعاليتهايي را كه بيش از
توان خود مي‌دانيد تفويض كنيد. بعد از اينكه فهرست كارهاي روزانه را به
ميزان قابل قبولي از مسئوليت‌ها كاهش داديد، زمان برنامه‌ريزي فرا
مي‌رسد.
2-3- برنامه‌ريزي
برنامه‌ريزي در زندگي شخصي و حرفه‌اي متفاوت از هم انجام مي‌شوند. در
برنامه‌ريزي شخصي، برنامه‌ريزي از طريق هدفگذاري و ترسيم مسير دستيابي
به اهداف انجام ميشود. در برنامه‌ريزي حرفه‌اي، برنامه‌ريزي
پروژه‌‌محور است. برنامه‌ريزي پروژه بايد از طريق نرم‌افزارهاي
برنامه‌ريزي رسمي انجام شود.
روش برنامه‌ريزي مناسب خود را انتخاب كنيد. از هر روش مانند انتخاب
اهداف، برنامه‌ريزي رسمي يا غير رسمي كه استفاده كنيد چند نكته مهم را
بايد به خاطر بسپاريد. ابتدا انتظارات خود را برآورد كنيد. به ياد داشته
باشيد تعداد ساعات محدودي در يك روز وجود دارد. سعي نكنيد به نتايجي
ماورأ قابليت‌هاي خود دست يابيد.
دوم، مدت زماني را صرف خود كنيد. براي اينكه به حداكثر عملكرد دست يابيد
به زمان خواب و استراحت كافي نياز داريد. اقدام به اين عمل سخت‌تر از
تصميم گرفتن براي انجام آن است. هنگام برنامه‌ريزي شما مي‌پنداريد كه به
هيچ استراحتي نياز نداريد يا مي‌توانيد فقط چهار ساعت در روز بخوابيد.
كار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزايش داده و سطح عملكرد را كاهش
مي‌دهد.
2-4- نكات سودمند براي بهبود كيفيت وقت
2-4-1- از مزاحمت‌ها جلوگيري كنيد.
همواره پذيراي بازديدكنندگان نباشيد. بازديدكنندگان مي‌توانند موجب به
هم‌ريختگي شوند كه در نهايت منجر به كاهش بهره‌وري ميشود. با بستن در
اتاق يا حذف ارتباط بصري مي‌توانيد به بازديدكننده بفهمانيد كه شما مشغول
هستيد. هر روشي كه به كار مي‌بريد به خاطر بسپاريد كه نبايد هر بازديدي
را بپذيريد.
راه ديگر براي كاهش مزاحمت‌ها جواب ندادن به تلفن است. تماس‌هاي تلفني
مي‌توانند خيلي وقت‌گير باشند. تماس‌هاي تلفني قطار افكار را از حركت
باز‌مي‌دارند. تماس‌هاي تلفني ممكن است شما را متعهد به انجام كارهايي
كنند كه آمادگي آنها را نداريد. از خاموش كردن زنگ تلفن نترسيد. وقتي
كارتان تمام شد پيغام‌هاي دريافتي را چك كنيد.
2-4-2- كنترل كنيد
كارهايي را كه نياز داريد انجام دهيد مي‌دانيد. اين كار را در فهرست
كارها يادداشت كنيد. كارهاي فهرست را اولويتبندي كنيد. با انجام اين
عمل، شما مي‌توانيد روز خود را كنترل كنيد. شما ابزاري داريد كه
مي‌توانيد از كارهاي غيرضروري جلوگيري كنيد يا كارهاي جديد را
اولويتبندي كنيد. پيروي از اين رهنمودها اين تضمين را به دنبال دارد كه
شما ابتدا مهمترين فعاليتها را انجام مي‌دهيد. همچنين شما مي‌دانيد كه
چه فعاليتهايي را انجام نداده‌ايد و مي‌توانيد آنها را به فهرست كارهاي
فردا اضافه كنيد.
2-4-3- بر بهره‌ور بودن تأكيد كنيد نه مشغول بودن
تمركز بر بهره‌وري كيفيت كار و عملكرد را افزايش مي‌دهد. تهيه يك فهرست
اولويتبندي شده از كارها به شما كمك ميكند كه بهره‌ور باشيد. تمركز بر
انجام مهمترين كارها در ابتدا، به شما كمك ميكند كه كار بيشتري انجام
دهيد و آنها را سر وقت انجام دهيد.
2-4-4- سرعت خود را تنظيم كنيد
مهم است كه خود را براي ميزان ساعاتي كه كار مي‌كنيد تنظيم كنيد. از خود
بپرسيد كه با سرعتي كه كار مي‌كنيد مي‌توانيد ادامه دهيد. خود را با
تعداد ساعات زياد كار خسته نكنيد. مديريت مؤثر زمان بايد اين امكان را
فراهم آورد كه بتوانيد كارهاي مورد نياز را انجام دهيد بدون اينكه نياز
باشد تعداد ساعات زيادي را در دوره زماني بزرگتر مشغول باشيد.
3- مديريت زمان شخصي
مديريت زمان شخصي بخش قابل ملاحظه‌اي از زمان روزانه را صرف ميكند.
مهارتهاي مديريت زمان شخصي در عمل داراي اشكالاتي هستند. اولويتبندي
اهداف شخصي ميتواند خيلي مشكل باشد زيرا بايد نسبت به فعاليت‌هاي
اولويت‌دار، در دسته دوم از اهميت قرار گيرند. اين بخش به شما كمك ميكند
كه اهداف شخصي خود را اولويتبندي كنيد بطوري كه در برنامه شما قرار
گيرند. شما روش «فقط بگو نه» را ياد مي‌گيريد كه به شما در سبك كردن
زمانبندي كمك ميكند. اين بخش همچنين چگونگي ايجاد وقت براي فرزندان و
ديگر افراد مهم براي شما را مورد بررسي قرار مي‌دهد.
3-1- فقط بگو «نه»
در زندگي شخصي خود معمولاً با گفتن كلمه «نه» مشكل داريم. اين موضوع موجب
بيشتر تناقضات در وقت ما ميشود. به خاطر اكراه طبيعي در گفتن نه، اغلب
احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داريم. آموزش به خود در استفاده
از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخيص اهميت اولويت‌هاي شخصي ضروري است.
چندين روش براي نه گفتن به صورت غيرمستقيم وجود دارد بطوري كه دوستان و
خانواده خود را نرنجانيد. يك ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرايطي
كه با اولويت موجود وي تناقض دارند خلاصي يابد. اما عذر و بهانه هميشه
ضروري نيست. اشكالي ندارد كه با افراد رو راست بود و واقعيت را گفت. به
افرادي كه تقاضاي اختصاص وقت را از شما دارند بگوييد كه شما مسئوليت‌هايي
به عهده داريد كه امكان برآوردن تقاضاي آنها را فراهم نمي‌آورد. شما
متعجب خواهيد شد كه مي‌بينيد كه به چه سادگي روش مستقيم پذيرفته ميشود.
3-2- اهداف شخصي
3-2-1- هدفگذاري كنيد
وقتي بتوانيد به صورت مؤثرتر «نه» بگوييد، وقت بيشتري براي تخصيص در
دستيابي به اهداف شخصي خود داريد. اهداف، حوزه خيلي مهمي از مديريت زمان
شخصي هستند. اهداف به ما كمك ميكنند كه از طريق ايجاد كار براي ما و
اجازه تمركز بر تلاش‌هايمان، زندگي خود را سازماندهي كنيم. هنگام
هدفگذاري خيلي مهم است آنها را واقعي و قابل دستيابي تعريف كنيم. با
تنظيم اهداف از پيش، به خود اجازه مي‌دهيد كه يك مسير استراتژيك به سمت
دستيابي به اهداف را برنامه‌ريزي كنيد.
اهدافي تعريف كنيد كه به سادگي قابل دستيابي باشند. وقتي به اهداف تعريف
شده رسيديد، براي هدفي كه مشكل‌تر است اقدام كنيد. اين فرايند را ادامه
دهيد تا اينجا كه احساس كنيد كه اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس
هستند. اين فرايند كند است اما به شما كمك ميكند كه ياد بگيريد چگونه به
صورت موفقيت‌آميز به اهداف خود دست يابيد. نبايد انتظار داشته باشيد كه
تمام انتظاراتتان يك شبه برآورده شوند چرا كه يك فرايند تدريجي است.
3-2-2- اهداف خود را اولويتبندي كنيد
وقتي اهداف خود را تنظيم كرديد، بايد آنها را اولويتبندي كنيد. وقت
گذاشتن و اولويتبندي اهداف در مديريت زمان شخصي مؤثر حياتي است. خيلي از
ما از اين مرحله مي‌پريم اگر چه دوباره مجبور مي‌شويم كه برگرديم.
اهداف را به صورت روشن تعريف كنيد و مشخص كنيد كه آنها چه هستند و چه
اهميتي دارند. اهدافي كه اهميت كم دارند مي‌توانند به تعويق بيافتند.
اجازه دهيد اقلامي كه به توجه بيشتر نياز دارند ابتدا انجام شوند. شما
مي‌توانيد يك فهرست از كارهايي كه بايد انجام دهيد تهيه كنيد و به هر يك
از اقلام به نسبت اهميت عددي اختصاص دهيد يا اينكه فهرستي از اهداف
اولويتبندي شده تهيه كنيد. پيتر دراكر مي‌گويد كه «انجام دادن كارهاي
درست مهمتر از انجام درست كارهاست».
اقتصاددان ايتاليايي، ويلفردو پارتو، قانوني در اولويتبندي دارد. قانون
پارتو مي‌گويد كه تقريباً 80 درصد نتيجه مورد نظر از بيست درصد تلاش‌هايي
حاصل ميشود كه انجام مي‌دهيم. براي اينكه كارهاي خود را به صورت مؤثر
اولويتبندي كنيد، بايد بيست درصد مهم را جدا كنيد. وقتي كارهاي مهم
تعيين شدند شما مي‌توانيد بر اقداماتي تمركز كنيد كه بيشترين نتيجه مورد
نظر را حاصل ميكنند. هنگام تحليل چگونگي گذراندن اوقات خود (بخش 2-1)
متوجه خواهيد شد كه خيلي از اوقات شما صرف كارهاي كوچك و ناچيز ميشود.
به همين دليل توان شما صرف حوزه‌هاي اصلي و حياتي كه نيازمند تلاش بيشتر
هستند نمي‌شود. قانون پارتو را براي اولويتبندي به كار بريد و خواهيد
ديد كه زمان و اهداف تحقق يافته شما بيشتر خواهند شد.
3-3- تعلل
وقتي زمان مناسب صرف هدفگذاري و اولويتبندي كرديد، مي‌توانيد كارهاي
مورد نياز هر روز را تعيين كنيد. اگر كارها را در زمان موعد آنها انجام
ندهيد غير مؤثر عمل كرده‌ايد. تعلل چيزي است كه اكثر ما با آن درگير
هستيم. اغلب نمي‌توانيم به كل نتيجه مورد نظر دست يابيم زيرا به خاطر
تعلل استرس به ما چيره ميشود.
با تعداد زيادي از كارهاي انباشته شده بر روي هم، سخت است كه در انجام
كارها تعلل نكنيم؛ خصوصاً براي كارهاي بزرگتر كه به زمان بيشتر از آنچه
كه شما داريد نياز دارند.
وقتي با كار بزرگي روبرو مي‌شويد آن را به بخش‌هاي كوچكتر تقسيم كنيد.
تقسيم كار به كارهاي كوچكتر اين امكان را فراهم مي‌آورد كه اجزاء كوچكتر
را بدون اضطراب انجام دهيم. بزودي در خواهيد يافت كه با انجام كارهاي
تقسيم شده، كل كار بزرگ انجام شده است.
3-4- مزاحمت كمال‌گرايي
وقتي هدفگذاري و اولويتبندي كرديد، بايد از چندين مسئله فرعي كه بروز
ميكنند جلوگيري كنيد. يكي از اين مسائل تمايل شخص به كمال‌گرا بودن است.
اين نوع رويكرد ميتواند تأثير زيادي بر مديريت زمان شخصي داشته باشد.
توجه غير ضروري به جزئيات باعث ميشود كه ديگر كارها را به تأخير
بياندازيد. ناتواني در پاداش دادن به خودمان براي كارهايي كه انجام
داده‌ايم مسئله ديگري است كه با آن روبرو هستيم. وقتي كاري را انجام
داديد، شما بايد به خود پاداش دهيد. پاداش دادن به خود راهي براي ايجاد
تعادل بين كار و تفريح است. اگر بتوانيم ياد بگيريم كه بين كار و تفريح
تعادلي برقرار كنيم زندگي سالم‌تر و شاد‌تري خواهيم داشت.
3-5- وقت گذاشتن براي همسر
زندگي شخصي شامل چندين حوزه متفاوت است كه بايد در نظر بگيريم. يكي از
اين حوزه‌ها وقتي است كه با همسر خود مي‌گذرانيم. اين وجهي حياتي از
مديريت زمان شخصي ماست زيرا خيلي از احساسات ما آن را ديكته ميكنند.
افرادي كه وقت كافي براي همسرانشان تخصيص نمي‌دهند به خاطر دلايلي روابط
خود را پرتنش درمي‌يابند كه مي‌شد از آنها جلوگيري كرد. اغلب همسر خود را
در انتهاي فهرست اولويت قرار مي‌دهيم زيرا عادت كرده‌ايم فرض كنيم كه به
دليل برنامه فشرده كاري، همسر ما عذر ما را مي‌پذيرد.
چندين روش براي افزايش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد. اگر مدت زمان
كافي با همسرتان نيستيد زمانهايي را براي تنها بودن با وي تخصيص دهيد و
با هم براي تماشاي فيلم يا صرف شام بيرون برويد. روش ديگر رفتن به خريد
با يكديگر است.
3-6- كارهاي مربوط به خانه
هر خانه تعداد زيادي كارهاي متفاوت دارد كه بايد انجام شوند. اين
مسئوليت‌ها مي‌توانند بار زيادي بر ما وارد كنند اگر برنامه‌ريزي نشوند.
با تعداد بسياري از اولويت‌ها در زندگي پيچيده امروزي، بيشتر مردم
نمي‌توانند وقت اضافه براي انجام كارهاي خانه پيدا كنند. از آنجايي كه
خود نمي‌توانيد همه اين كارها را انجام دهيد، اگر امكان داشته باشد آنها
را به فرزندانتان تفويض كنيد.
3-7- وقت گذاشتن براي فرزندان
همه قبول دارند كه قراردادن فرزندان در اولويت‌هاي بالا هميشه ساده نيست.
فرزندان وقت قابل ملاحظه‌اي از شما مي‌گيرند و لازم است كه ديگر
اولويت‌ها را همراه با اين موضوع برنامه‌ريزي كنيد.
مي‌توانيم وقت خود را با فرزندان بگذرانيم در حاليكه به اتفاق آنها
كارهاي خانه را انجام مي‌دهيم. بچه‌ها از مسئوليت لذت مي‌برند و قادرند
كه برخي كارهاي خانه را انجام دهند. خيلي از مسئوليت‌هاي داخل و خارج از
خانه وجود دارد كه شما به عنوان يك خانواده مي‌توانيد آنها را با هم
انجام دهيد در حالي كه با هم هستيد. انجام برخي از كارهاي خانه توسط
فرزندان، استرس شما را كاهش مي‌دهد. تفويض مسئوليت به فرزندان در سنين
كودكي براي آنها سودمند است و مهارتهاي مديريتي آنها را براي سال‌هاي بعد
افزايش مي‌دهد.
نقش شما به عنوان يكي از والدين فرزندان، فشار روحي و جسمي در مراقبت از
آنها را به دنبال دارد. شما بايد به اتفاق فرزندان به گونه‌اي
برنامه‌ريزي كنيد كه اين زمانها به حداقل برسند. شما مي‌توانيد به
فرزندان خود توضيح دهيد كه بايد كارها و برنامه‌هايي را انجام دهيد و
انجام ندادن آنها باعث ميشود كه به اهداف خود نرسيد. فرزندان خيلي اهميت
دارند ولي بايد به حجم ديگر كارها و مسئوليت‌ها توجه داشته باشيد.
3-8- مديريت ميز كار
آخرين و مهمترين وجه مديريت زمان شخصي كه مورد بحث قرار مي‌گيرد مديريت
امور دفتري شخصي است. ميز كار مهمترين چيزي است كه همواره بايد روزآمد
نگاه داشته شود. براي موفق بودن، اين موضوع بايد جزو اولويت‌هاي بالاي
شما قرار گيرد. بدين منظور ابتدا بايد ميز خود را سازماندهي كنيد. با
داشتن يك ميز مرتب و تميز شما مي‌توانيد بهتر كارهاي انجام نشده خود را
پيدا كنيد. وقتي كاغذهاي شما مرتب شده باشند مي‌توانيد كارهاي مربوط به
آنها را به بخش‌هاي كوچكتر تقسيم كرده و جداگانه هريك را انجام دهيد.
روشي كه اتاق كار خود را براساس نيازها ترتيب مي‌دهيد كليد خبره شدن در
انجام كارهايتان است. حتي اگر نيازهاي شما در پايين‌ترين حد لازم باشند،
اقلام خاصي وجود دارند كه به موفقيت شما كمك ميكنند. اول بايد بدانيد كه
به چه مقدار فضا براي بايگاني و ذخيره احتياج داريد. نبايد اسناد و مدارك
را روي هم بر روي ميز انباشته كنيد چرا كه باعث ميشود نتوانيد به كارهاي
مالي و دفتري خود در زمان لازم بپردازيد. از ميزهاي داراي چند كشو و
فايل‌هاي بايگاني مي‌توانيد استفاده كنيد.
متخصصين اعتقاد دارند كه بايد از يك صندلي مناسب استفاده كرد. نوع صندلي
انتخابي بايد بگونه‌اي باشد كه به شكل مناسب درآن جاي گيريد. يك صندلي
خوب طراحي شده بايد قابليت تنظيم داشته باشد بگونه‌اي كه با اندام شما
تطابق يابد و اين امكان را فراهم آورد كه هنگام كار كردن موقعيت راحتي
داشته باشيد. پس از تنظيم، بايد پشت شما را نگه دارد و فشار وارده بر
شانه‌ها، گردن و دستها را كاهش دهد. مطمئناً در اين شرايط شما بهتر
مي‌توانيد بر كار خود تمركز كنيد.
بيشتر ما به ميزان روشنايي اطراف خود توجه نمي‌كنيم. روشنايي مناسب،
كارايي را بالا مي‌برد. سطح متفاوتي از روشنايي براي كارهاي متفاوت لازم
است. هنگام خواندن مدارك و نامه‌ها نور بايد به قدر كافي باشد تا به
چشمان خود فشار وارد نكنيد. اما هنگام كار با كامپيوتر نور بايد به قدري
باشد كه انعكاس‌ها و درخشندگي‌ها به حداقل برسند.
ابزار غير فني زيادي وجود دارند كه مي‌توانيد در زندگي شخصي از آنها
استفاده كنيد. از يك تقويم ديواري با جدول‌بندي درشت استفاده كنيد. بدين
شكل مي‌توانيد كل روزهاي ماه را ببينيد. حتماً دفترچه تلفن داشته باشيد.
از نرم‌افزارهاي كامپيوتري نيز مي‌توانيد استفاده كنيد.
4- مديريت زمان و كسب وكار
محيط كسب و كار امروز را مي‌توان با رقابت شديد و سخت آن توصيف كرد. در
هر ثانيه از روز اختراعات جديدي صورت مي‌پذيرد و روشهاي سنتي، طول عمر
كوتاهتري پيدا ميكنند. خبر تازه امروز، يك خبر قديمي در فردا محسوب
ميشود و كساني كه با تغييرات پيش نروند عقب خواهند ماند. شما بايد از
تمام منابع موجود خود استفاده كنيد تا با زمان پيش رويد.
بزرگترين مانع موفقيت در اين بازار، زمان است. با ساعات نامحدود روزانه
مي‌توانستيم سرعت كار را به اندازه رضايت‌بخش پايين بياوريم. متأسفانه
زمان چيزي است كه بشر نمي‌تواند آن را كنترل كند. به خاطر اين شرايط
غيرقابل كنترل، بايد با زمان كار كنيم. درك محدوديتهاي حاصل از زمان و
منافع مديريت زمان كمك ميكند با زمان كار كنيم نه اينكه در مقابل آن
قرار گيريم.
روشي كه شما زمان خود را استفاده مي‌كنيد تعيين‌كننده موفقيت شماست. با
اين حال، فلسفه مديريت زمان از فردي به فرد ديگر متفاوت است و مديريت
زمان براي شما بايد بگونه‌اي باشد كه با كار شما مطابقت داشته باشد. در
اين بخش رهنمودهايي ارائه مي‌كنيم كه به شما در شروع سفر در مديريت مؤثر
زمان كمك خواهند كرد. اين رهنمودها را به دقت بخوانيد و آنها را بگونه‌اي
تطبيق دهيد كه نياز شما را برآورده كنند.
4-1- مديريت زمان در كار
رهنمودهاي كلي كه قبلاً گفته شد مي‌توانند در محل كار شما به كار روند.
اين رهنمودها مواردي شامل تحليل روش گذراندن وقت، اولويتبندي فعاليتها
و برنامه‌ريزي است.
4-2- كار درست را در زمان درست انجام دهيد
حتي با مديريت مؤثر زمان هم در خواهيد يافت كه هميشه نمي‌توان هر كاري را
سر وقت انجام داد. اما كارهايي وجود دارند كه بايد سر وقت انجام شوند و
كارهايي نيز هستند كه مي‌توان به تأخير انداخت. بر اساس رهنمودهاي عمومي
مديريت زمان، يك فهرست اولويتبندي شده از كارها بايد تهيه كنيد. در
سراسر روز كارهايي از فهرست را انجام دهيد كه بيشترين اولويت را دارند.
اين كار خيلي ساده است و به يك متدولوژي خاص نياز ندارد در حالي كه خيلي
از ما كار درست را در زمان درست انجام نمي‌دهيم. انجام كارها براساس
اولويت كمك ميكند كه كارها را خوب مديريت كنيد.
4-3- قبل از ترك دفتر فهرست كارهاي فردا را مرور كنيد
فهرست كار را بررسي كنيد و كارهاي انجام نشده را تعيين كنيد. كارهاي
انجام شده را پاك كنيد و كارهاي انجام نشده را اولويتبندي كنيد. هنگام
اولويتبندي موضوعات اصلي، كارهايي كه قرار است فردا انجام دهيد را مرور
كنيد. براي مثال، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز مي‌كنيد مستندات
تعريف آن فاز را مطالعه كنيد. اين كار باعث ميشود اقداماتي را كه براي
فاز دوم بايد انجام دهيد بياد آوريد. اگر با چند نفر كار مي‌كنيد، با
آنها در مورد كار فردا صحبت كنيد و مطمئن شويد كه هريك مي‌دانند فردا چه
كاري بايد انجام دهند.
4-4- ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد
با استفاده از رهنمودهاي ارائه شده در بخش 2، تعيين كنيد كه در ساعات
مختلف روز چه احساسي داريد. اين تمام تحقيقي است كه نياز داريد تا
بتوانيد ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد. ساعاتي كه بيشترين انرژي را
داشته‌ايد، انگيزش بالا داشته‌ايد و تماماً متمركز به كارتان بوده‌ايد را
بشماريد. اين ساعات زماني هستند كه در آن بايد مشكل‌ترين كارهايتان را
انجام دهيد. از مزاياي ساعت اوج كاري استفاده كنيد.
4-5- از جلسات حداكثر استفاده را ببريد
براي برگزاري جلسه چهار نكته را بايد در نظر بگيريد. اولين نكته اين است
كه جلسه را هنگامي برگزار كنيد موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات
دوره‌اي اغلب نياز نيست اما اگر اين زمان را تخصيص دهيد با بحث‌هاي مختلف
پر ميشود. بنابراين جلسات را براساس نياز تشكيل دهيد نه براساس قاعده.
دومين رهنمود براي تشكيل جلسه تنظيم دستور جلسه است. دستور جلسه بايد هدف
جلسه و حوزه بحث را نشان دهد. حوزه‌هاي بحث بايد اولويتبندي شوند. جلسات
ساخت‌يافته افراد را بر موضوع مورد بررسي متمركز ميكنند. اين كار منجر
به جلسات كوتاه‌تر و پربارتر ميشود. توزيع دستور جلسه در زمان مناسبي
پيش از تشكيل جلسه، به افراد اين امكان را مي‌دهد كه خود را براي جلسه
آماده كنند. اين اقدامات باعث ميشود كه جلسات شما مؤثرتر و آموزنده‌تر
شوند.
سومين رهنمود براي تشكيل جلسات تنظيم دقيق زمان جلسه است. ساعت تشكيل
جلسه تأثير زيادي بر خروجي جلسه خواهد داشت. براي مثال، اگر شما مي‌دانيد
كه افرادي در جلسه هستند كه تمايل دارند جلسه را بيش از زمان در نظر
گرفته شده ادامه دهند، زمان جلسه را براي پيش از نهار يا براي ساعت
پاياني روز تنظيم كنيد. اين باعث ميشود افراد انگيزه بيشتري براي تمركز
و توجه داشته باشند. نكته چهارم اين است كه جلسات را در ساعات غيرمعمول
برگزار كنيد اگر با تأخير و كندي روبرو مي‌شويد.
4-6- به صورت مؤثر تفويض كنيد
تفويض زمان بيشتري ايجاد ميكند. اما اين كار هميشه به سادگي قابل انجام
نيست. در حقيقت خيلي از افراد با تفويض كارها مشكل دارند. اين به چند
دليل رخ مي‌دهد. گاهي اوقات توضيح انجام يك كار به فرد ديگر بيش از انجام
كار توسط خود طول مي‌كشد. اما اگر آينده‌نگر باشيد متوجه مي‌شويد كه اگر
يك وقت اضافي صرف كنيد مي‌توانيد در آينده نيز كار مورد نظر را تفويض
كنيد. دليل ديگر عدم تفويض كمال‌گرايي است. وقتي تفويض مي‌كنيد به افراد
اجازه مي‌دهيد كه اشتباه كنند. اگر شما تحمل تصحيح اشتباهات را داشته
باشيد آنگاه افراد بيشتري ياد مي‌گيرند كه كار مورد تفويض را به صورت
مناسب انجام دهند. دليل آخر عدم تفويض ترس از كاهش قدرت است. اين وجه از
تفويض چيزي است كه همه ما با آن روبرو خواهيم بود. به چيزي كه از تفويض
بدست مي‌آوريد فكر كنيد نه به چيزي كه از دست مي‌دهيد.
وقتي توانستيد بر ترس‌هاي خود از تفويض كردن غلبه كنيد بايد ياد بگيريد
كه چگونه به صورت اثربخش تفويض كنيد. ابتدا تعيين كنيد كه چه چيزي بايد
تفويض شود. به فهرست اولويتبندي شده كارها نگاه كنيد. اين فهرست در
تعيين كارهاي نيازمند تفويض كمك ميكند. سپس افراد توانا و مشتاق انجام
كار انتخاب شده براي تفويض را انتخاب كنيد. بياد داشته باشيد كه كل كار
را تفويض كنيد. كار و چيزي كه مورد انتظار است را توضيح دهيد. قدم بعدي
اين است كه اجازه دهيد فرد كار را انجام دهد. كار را در زمانهاي از پيش
تعيين شده مورد بررسي قرار دهيد. دائماً بالا سر كار نايستيد زيرا اين
كار فقط عملكرد را كاهش مي‌دهد.
4-7- ميز خود را مرتب كنيد
فردي كه روي ميز شلوغ و درهم برهم كار ميكند به طور متوسط روزي يك ساعت
و نيم دنبال چيزهاي خود روي ميز مي‌گردد. عامل اصلي به هم ريختگي روي
ميز، كاغذ است. كاغذها بايد دسته‌بندي و بايگاني شوند، يا به ديگر
همكاران مربوط داده شوند يا دور ريخته شوند. نيازي نيست كه انبوهي از
كاغذ به مدت نامحدود روي ميز باشد. بعد از مرتب كردن روي ميز به سراغ
كشوها برويد. مرتب كردن ميز كافي نيست، هر روز آن را تميز كنيد. مرتب
نگهداشتن ميز هفت ساعت و نيم به هفته كاري اضافه ميكند.
4-8- روش‌ها را مناسب خود تطبيق دهيد
توجه به اين نكته مهم است كه رهنمودهاي ارائه شده در اين مقاله كلي
هستند. اين رهنمودها نقطه شروعي براي توسعه سيستم مديريت زمان است. براي
مديريت موفق زمان، بايد يك سيستم مديريت زمان مناسب خود طراحي كنيد.
اشتراک در:
پست‌ها (Atom)
پست‌ها
